Descripción del caso de uso
No cabe duda de que la emisión de facturas es una importante tarea en nuestra actividad, ya que es la que determina la obligación de pago de nuestros clientes, y la generación de ingresos en nuestro negocio.
Por lo general, el ejercicio de elaborar la factura en sí es bastante sencillo, y puede ser calificada como una de las tareas de escaso valor que habitualmente debemos atender en nuestro despacho, salvo los casos de determinación de las cantidades conforme a la aplicación de las escalas tipo de los baremos de honorarios, que puede llegar a ser un ejercicio algo más complicado. Pero una vez definidos los importes a facturar, emitir la factura en sí es una tarea de escasa complejidad y que no suele consumir mucho tiempo.
Pero cuando son varias las que debemos elaborar, o tenemos cerradas igualas con varios clientes, y por distintos conceptos que debemos emitir a la vez, la tarea puede llegar a exigir que le dediquemos de un tiempo considerable.
En esencia, si las generamos de forma manual, el proceso sería el siguiente:
1.- Extraer un listado de los asuntos de los que debemos emitir factura. Para ello, del total de nuestros expedientes, deberemos hacer los filtros necesarios para listarlos.
2.- Buscar y abrir la carpeta de nuestro ordenador donde tengamos guardadas todas las plantillas/modelos de documentos.
3.- Localizar la plantilla de factura que ya tengamos creada al efecto y que vayamos a utilizar.
4.- Localizar los datos del cliente que debamos cumplimentar.
5.- Copiar los datos de cliente en la plantilla de factura. En el caso de que se trate de un cliente habitual, y no sea la primera factura que le hayamos girado, probablemente trabajemos sobre el borrador de la factura previa que hayamos generado, y tengamos ya cumplimentados sus datos.
6.- Cumplimentar el resto de datos necesarios, como puedan ser la fecha, el concepto por el que se emite o el importe. En el caso de las igualas, será más sencillo aún, ya que incluso el concepto y los importes estarán ya introducidos, y simplemente se tratará de reproducir la factura del mes anterior, actualizando solamente la fecha.
7.- Una vez tengamos listo el documento, habrá que guardar la factura creada en su carpeta.
8.- Pasar el documento a formato PDF y volverlo a guardarlo en su expediente.
9.- Firmarlo, y volverlo a archivar en su expediente.
10.- Buscar la plantilla de email para la remisión de factura al cliente o redactarlo, incluir los destinatarios, adjuntar la factura al correo, y enviarlo.
Posteriormente deberemos hacer seguimiento de cobros, para confirmar que las cantidades adeudadas han sido abonadas, pero esta tarea será objeto de otro caso de uso legaltech.
Problema que tratamos resolver
El proceso de generar la factura en sí es bastante simple, mecánico y sencillo, y escasamente nos llevará unos minutos. Pero completar todo el proceso que supone generarla, transformarla en PDF, firmarla, archivarla, preparar el correo, adjuntarla y enviarla, incrementará los tiempos dedicados a esta partida.
Cuando sean varias las facturas a generar y enviar, el proceso será exactamente similar, y nos circunscribiremos a reproducirlo una y otra vez “picando” los datos en cada nuevo documento, y completar el resto de pasos hasta su envío, lo que nos restará de un valioso tiempo que dedicar a cuestiones de mayor calado y que serán las que justifiquen el grueso de la facturación de nuestros servicios.
Además, si tenemos cerradas igualas con un importante volumen de clientes, el ejercicio deberá repetirse de forma constante cada mes con cada uno de ellos, y la partida de facturación exigirá que dediquemos de forma recurrente un valioso tiempo y recursos a reproducir constantemente el proceso de generar, imprimir, firmar y enviar cada una de las facturas, una y otra vez.
Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea
Está claro que tener las plantillas de factura y de email para su envío aligera ya de por sí nuestra tarea, pero si contamos con un software de gestión, sistema o aplicativo en el que tengamos codificados los datos e importes que deban autocompletarse en dicho documento, podremos automatizar su generación. Y si cuenta con las funcionalidades adecuadas, podrá transformar, además, el documento en PDF, firmarlo, archivarlo y enviarlo por correo electrónico, sin necesidad de intervención manual.
Y si son varias la facturas que debemos emitir, podremos seleccionar los expedientes concretos, para que se generen todas ellas de forma masiva y completamente desatendida, e igualmente se complete el resto del proceso en bloque y de forma totalmente automatizada.
Imaginemos, por ejemplo, que tenemos sentencia firme en un total de diez asuntos, que es el hito procesal en el que tenemos pactado con nuestros clientes que les emitimos y hacemos llegar la factura; o que cada mes, debemos generar treinta facturas en concepto de igualas a distintos clientes. El proceso será tan sencillo como:
1.-Extraer un listado en nuestro sistema de los asuntos de los que debemos emitir factura. Para ello, del total de nuestros asuntos, deberemos hacer los filtros necesarios para listarlos.
2.-Seleccionar los expedientes de los que generar factura.
3.-Una vez seleccionados los asuntos, indicar al sistema el modelo de factura que queremos generar y activar el proceso de fusión del documento, por el que se autocompleten los datos necesarios para emitir la factura y proceder a su envío. De este modo, nuestro sistema comenzará a generar todas las facturas, auto rellenando los campos pendientes de cumplimentar, como pueda ser fecha, datos del cliente, concepto o importe. Convertirá en PDF el documento, lo firmará, lo archivará en su expediente, generará el correo electrónico, adjuntará la factura al email, y lo enviará al cliente de forma completamente desatendida y a golpe de un solo clic, contabilizando además los importes de cara a las obligaciones contables y fiscales.
La tecnología posibilita que una tarea recurrente y que puede consumir de forma constante una parte importante de nuestro tiempo para ser atendida, se realice en escasos segundos por nuestros sistemas de forma completamente automática, reduciéndose de forma drástica las interactuaciones que debemos realizar para completar el proceso.
Obviamente, el impacto es mayor aun cuando mayor sea el volumen de las facturas que debamos generar y enviar, y nuestros sistemas puedan hacerlo de forma masiva, ya que una vez seleccionados los expedientes de los que necesitamos emitir y enviar factura, el sistema completará el proceso de forma autónoma, y mientras tanto, nosotros podremos dedicarnos a otras tareas, como reunirnos con clientes, atender llamadas, o estudiar un asunto.
Estas mejoras de eficiencias nos posibilitarán ser más productivos y ofrecer servicios de mayor calidad, otorgándonos la capacidad de generar y enviar mayor volumen de facturas en mucho menos tiempo, brindándonos la oportunidad de hacer “más en menos” y “más con menos”.
Funcionalidades involucradas
La tecnología RPA (Robotic Process Automation) será la que posibilite realizar todo el proceso sin necesidad de intervención manual, y la incorporan muchos de los softwares de gestión que encontramos en el mercado.
Enlaces recomendados
GUÍA LEGALTECH: Softwares de gestión
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 333-342, 351-363, y 388-394.
