El requisito de los estándares del sistema de gestión de ISO, que se encuentran en la revisión de la gestión de la cláusula 9.2, establece que la alta gerencia revisará el sistema de gestión de su organización a intervalos planificados.
Todos los sistemas de gestión de ISO requieren que realice una reunión de revisión de gestión al menos una vez al año. Por lo tanto, si está buscando certificar un estándar de administración ISO, deberá haber realizado al menos una revisión de gestión y luego al menos anualmente a partir de entonces. ¡Este es un requisito obligatorio!
¿Qué es una revisión de gestión?
Una revisión de gestión es una reunión formal estructurada que involucra la gerencia ejecutiva y los jefes de departamentos y, como se indicó anteriormente, tiene lugar en períodos regulares durante todo el año. Es una parte crítica del incrustación y para la mejora continua del sistema de gestión. Dependiendo del tamaño, la complejidad y la criticidad de sus operaciones, estas revisiones de gestión pueden tener lugar con más frecuencia.
Hay una diferencia entre las reuniones de revisión de gestión de ISO y gestión empresarial. La revisión de la gerencia se dedica puramente a los requisitos y la eficiencia del sistema de gestión ISO dentro de su alcance, mientras que las reuniones de negocios giran alrededor del día a día en ejecución del negocio, producción o prestación de servicios, problemas de personal, etc.
¿Por qué debe ocurrir una revisión?
La revisión es verificar que el sistema de gestión sea efectivo, sigue cumpliendo con los requisitos del estándar y está alineado con la dirección estratégica de la organización. Dependiendo del estándar que esté buscando certificar o ya está certificado, puede incluir como parte de su revisión de gestión cualquier requisito regulatorio o legal a los que su organización pueda ser sometida.
Estarás evaluando:
- La efectividad del sistema de gestión en su lugar
- Cualquier requisito para enmendar o mejorar las áreas del sistema de gestión
- La idoneidad continua de las políticas, objetivos, procesos y procedimientos asociados dentro del alcance del sistema de gestión.
Esta también es una oportunidad ideal para garantizar que todos los niveles de gestión sean conscientes del estado de su sistema de gestión y cualquier cambio o actualización que se haya incorporado desde la última reunión de revisión de gestión de ISO.
Objetivos de una revisión de gestión
Existen numerosos objetivos que se pueden lograr mediante la realización de reuniones de revisión de gestión, entre ellas están:
- Aproveche las posibles mejoras en las áreas de la organización
- Identificar y abordar los riesgos potenciales
- Evaluar los cambios que han ocurrido dentro de la organización que podrían tener un efecto en el sistema de gestión
- Identificar tendencias en la organización, como quejas o problemas recurrentes.
¿Quién es responsable de la reunión de revisión de la gestión de ISO?
Debe ser un gerente senior, pero dependiendo del tamaño y la organización de su estructura de gestión, puede delegarse a un gerente junior. Sin embargo, debe ser respaldado y apoyado por el Director Gerente, como se indica en la Cláusula 5 del Estándar ISO: Liderazgo.
El gerente junior puede tener la responsabilidad de organizar la reunión real, recopilar los datos relevantes, pero el gerente ejecutivo nominado, que tiene la responsabilidad general del sistema de gestión, en última instancia es responsable de la reunión de revisión y monitoreando sus resultados y acciones relevantes.
El proceso de revisión de la gestión de ISO
El proceso para realizar la reunión de revisión de gestión se encuentra en 3 etapas:
- Preparación previa a la reunión
- La reunión de revisión de la gerencia
- Resultados y acciones
Preparación previa a la reunión
Esta etapa ayudará a crear una reunión exitosa. Cubre el:
- Cuando la reunión se llevará a cabo
- Donde se celebrará la reunión
- Quien es necesario
- De lo que comprende la agenda
Como se indicó anteriormente, la reunión debe tener lugar al menos anualmente, aunque para las organizaciones que acaban de ser certificadas dos veces al año serían mejores, para ayudar a identificar cualquier cambio que deba realizarse a medida que se asiente en su sistema de gestión ISO. Por lo tanto, se debe elaborar y compartir un horario con todas las partes interesadas necesarias para la reunión.
La reunión de revisión está presidida por la persona responsable del sistema de gestión. Serán responsables de informar a los gerentes superiores que sean necesarios y cualquier otro que pueda presentar para aclarar o discutir temas específicos que han surgido desde la reunión anterior.
El estándar, la cláusula 9.3.2, proporciona una agenda integral para la reunión de revisión de gestión de ISO. Sin embargo, puede agregar elementos de agenda adicionales si ayudan a evaluar la efectividad y el cumplimiento de su sistema de gestión.
La agenda debe incluir (este ejemplo está relacionado con ISO9001 pero es similar en los otros sistemas de gestión):
- Revisión de los resultados de la reunión de revisión de la gerencia anterior
- Riesgos y oportunidades – Cláusula 6.1
- Cualquier cambio en los problemas que afecten su sistema de gestión: la cláusula 6.3
- Rendimiento del proveedor externo – Cláusula 8.4
- Satisfacción del cliente – Cláusula 9.1.2
- Resultados de auditoría – Cláusula 9.2
- No conformidades y acciones correctivas tomadas – Cláusula 10.2
Se deben examinar la evidencia para reflejar los requisitos. La evidencia incluiría:
- Actas de la reunión anteriores
- Informes de auditoría interna y externa
- Documentos del sistema de gestión (procedimientos operativos estándar, instrucciones de trabajo, etc.)
- Registros, registros y registros relevantes (registro de quejas de clientes, registro de acciones correctivas, registro de incidentes, etc.)
- Políticas
- Acciones correctivas y cierre de cualquier informe de información de gestión
- Registro de requisitos legales
- Las partes interesadas y sus requisitos se registran
También es un buen momento para revisar los procesos críticos y su ajuste continuo para el propósito para el negocio. Para otros estándares como ISO14001 ambiental y la continuidad comercial de ISO22301, incluiría cualquier nuevo requisito obligatorio o legal obligatorio que se haya implementado o que se implementen, revisión del análisis anual de impacto empresarial.
Debe revisar todos los aspectos de su sistema de gestión para asegurarse de que aún funcione de manera eficiente en su alcance. Es importante que todas las pruebas presentadas durante la reunión de revisión de gestión se examinen cuidadosamente, si no hay evidencia de una opinión disponible, entonces esto debe abordarse inmediatamente después de la reunión.
¿Cuáles son los resultados esperados de la reunión de revisión de gestión?
En general, los siguientes resultados deben surgir de la reunión de revisión de la gerencia:
- Mejora a los procesos comerciales
- Acciones para mejorar el sistema de gestión
- Enmiendas a los objetivos del sistema de gestión
- Cualquier enmienda a políticas y documentos de apoyo
- Tendencias identificadas que podrían ser riesgos u oportunidades para el negocio
- Acciones planteadas durante la reunión de revisión de la gerencia
- Actas de la reunión de revisión de la gerencia
El informe de revisión de la gerencia
Las actas de la reunión de revisión deben escribirse y distribuirse al personal relevante, especialmente aquellos que tienen acciones acordadas durante la reunión. Los cambios acordados durante la reunión también deben incluirse, como:
- Cualquier cambio en los objetivos del sistema de gestión y las acciones relevantes asociadas con ellos
- Cualquier cambio en políticas, procesos e información documentada que afecte al sistema de gestión
- Todas las oportunidades de mejoras con acciones relevantes asociadas con ellos
- Cualquier cambio en los planes comerciales actuales, recursos para el sistema de gestión y los presupuestos
Las áreas relevantes de las actas deben compartirse con todo el personal, por lo que permanecen informados de los próximos cambios y pueden ver áreas de éxito u oportunidades.
Acciones después de la reunión de revisión de la gerencia
Un miembro designado del personal (Ejecutivo Senior) debe verificar que cualquier acción acordada durante la reunión se haya iniciado, en progreso o completado. Aquellos que no lo son deben ser investigados y se toman más acciones si es necesario.
Evaluar cualquier cambio en políticas, objetivos o procesos para garantizar que cumplan con sus requisitos esperados. Estos se harían departamentales que están dentro del alcance del sistema de gestión. Los resultados de estas acciones serán revisados en la próxima reunión de revisión de la gerencia.
Publicado en: https://certikit.com/iso-management-review-meetings-an-overview/
