En los últimos años, ha habido un crecimiento espectacular en el interés por mejorar las operaciones en los departamentos legales de empresa. Muchos de estos departamentos han dado sus primeros pasos para optimizar su funcionamiento (esto es, sus operaciones legales), con el objetivo de ser más eficientes y dedicar más tiempo a lo que realmente importa.
Sin embargo, es habitual ver cómo este proceso se aborda desde una perspectiva equivocada, recurriendo a soluciones rápidas que suelen traer problemas en el largo plazo. Por ejemplo, desplegar un nuevo software de gestión legal sin tener claros los beneficios, utilizar un listado de indicadores de rendimiento estándar como el oráculo de gestión, o imitar el sistema de colaboración que utiliza esa empresa tan moderna, pero que no se adapta a la realidad del departamento.
Aunque estas acciones son necesarias en algún momento, sin el enfoque adecuado solo añaden rigidez en el mejor de los casos. Esto es, empezar la casa por el tejado. Por este motivo, hoy quiero responder a una pregunta que todos los departamentos legales de empresa se hacen en algún momento: ¿por dónde empiezo?
Los inicios pueden ser confusos, pero hay un elemento fundamental que todo proyecto de operaciones legales debe abordar de inicio: poner orden. Sí, lo primero es ordenar tu casa. El primer paso para conseguirlo es identificar quién hace qué, para quién y por qué se hace, así como valorar cuán relevantes son estos asuntos. Estas son preguntas sencillas, y responderlas no siempre es fácil, pero hacerlo nos proporciona un magnífico punto de partida desde el que construir nuestras operaciones.
El segundo paso consiste en analizar si hay asuntos que se solapan, asuntos a los que se dedica demasiado esfuerzo en relación con su relevancia (o viceversa), asuntos que se externalizan sin una razón aparente, o asuntos importantes que quedan en tierra de nadie, por mencionar algunas situaciones frecuentes. Con este análisis, ya tenemos una base para organizar el trabajo y establecer algunos procesos básicos sobre cómo nos relacionamos con cada asunto.
Tras poner orden, ahora sí podemos empezar a rodar la máquina, definiendo estrategias de mejora sólidas, sostenibles y minimizando esfuerzos. Un ejemplo de lo que digo es cuando nuestra estrategia de mejora busca liberar al equipo de ciertas tareas. Una opción habitual es crear modelos de contratos para el negocio. Sin embargo, el equipo legal a menudo se ve aún más sobrecargado y la estrategia falla porque el negocio sigue acudiendo a legal para resolver dudas o por problemas surgidos de un mal uso de los modelos.
El análisis que hicimos al inicio nos ayudará a mitigar estas situaciones desde el diseño, creando un proceso más robusto que identifique los contratos más sencillos y recurrentes, los cuales son susceptibles de delegación, porque son de uso más simple por parte del negocio a la vez que su delegación maximiza el impacto en el equipo legal.
Con estos dos sencillos pasos, habremos sentado las bases para definir una buena estrategia de operaciones legales desde la que construir el futuro. Hay muchas estrategias alternativas que pueden diseñarse cuando se tienen los asuntos y las responsabilidades claras y ordenadas: qué asuntos debemos externalizar y cómo, cuáles asumir internamente, qué es óptimo automatizar, o cuáles deben ser los beneficios de un nuevo software, por mencionar algunas.
Sentado lo anterior, la siguiente pregunta es: ¿y cómo nos aseguramos de que vamos por buen camino?
Sobre el autor
Daniel Martínez Villegas
Responsable de Operaciones y Estrategia Legal en Lawyers for Projects
