La innovación está avanzando a pasos acelerados y ha generado grandes cambios en la gestión de las empresas. Las nuevas herramientas logran ser cada vez más eficientes y potentes, de modo que las empresas logran mejores resultados.
Esto ha llegado a todos los sectores y ha fomentado la competitividad entre las empresas. Las firmas de consultoría jurídica y fiscal no se han escapado de ello, teniendo la posibilidad de implementar nuevas soluciones para ofrecer mejores servicios y ser más competitivas.
Por ello, veremos a continuación 5 soluciones que pueden ser de gran ayuda para los expertos en temas jurídicos y fiscales, así como las aplicaciones que pueden tener en firmas de asesoría o gestoría en materia jurídica y fiscal.
1. Software para leer documentos (OCR)
Extraer información de un documento puede exigir mucho tiempo, especialmente si se hace de manera manual, es decir, leyendo el documento para obtener algún dato. Además, es un proceso en donde el error humano puede aparecer y es un riesgo importante para labores jurídicas o fiscales. Por ello, contar con un software que sea capaz de leer documentos y obtener información de él es una gran ventaja. Una manera de conseguir esto es a través de un OCR.
Pero, ¿qué significan las siglas OCR? Significan Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de un programa que lee la estructura del documento y es capaz de separar las diferentes partes del mismo, tal como imágenes, tablas o textos.
Este programa será capaz de identificar el texto que se desea extraer el documento de manera automática, sin tener que perder tiempo buscándolo y disminuyendo el riesgo de que haya un error al escribirlo. Puede ser de gran utilidad para extraer información de un número de identificación para elaborar un contrato o extraer un cuadro de amortización para hacer un análisis financiero.
Así, será de gran ayuda para expertos en derecho y expertos en finanzas, logrando un ahorro significativo del tiempo y logrando tomar decisiones de una manera más rápida, algo de suma importancia en un ambiente tan competitivo como el actual.
2. Firma digital de documentos
Uno de los problemas que puede tener un asesor o gestor que trabaje para una empresa es necesitar la firma de un documento para poder hacer un trámite. Esto puede llevar un tiempo si se quiere hacer presencialmente y exige un mayor gasto de recursos. Por ello, para buscar una manera más ágil, las empresas pueden buscar una alternativa digital.
Un ejemplo de ello es la firma de documentos usando DocuSign, un programa que permite firmar de manera segura, confiable y válida digitalmente un documento. Por ello, las firmas jurídicas pueden estar interesadas en el uso de firmas digitales.
Entre sus ventajas tendrán la posibilidad de firmar un documento sin gastar papel, impresión y hacer llegar el documento. Bastará con enviar el documento de manera digital, pidiendo que sea firmado por una persona que entrará con clave, garantizando que sea realmente la persona quien está haciendo la firma del documento.
Pero además, le brinda una mayor comodidad al cliente y le da una mejor imagen a la empresa, ya que se encuentra actualizada e invierte en herramientas innovadoras. Así, la empresa tendrá una mayor probabilidad de retener al cliente y de obtener nuevos clientes por recomendaciones.
3. Programas para la planificación de la empresa (ERP)
Planificar una empresa es una actividad desafiante, especialmente por la gran cantidad de factores que hay que tomar en cuenta. En el caso de las empresas de asesoría jurídica o financiera, gestionar clientes puede llegar a ser un reto. Por ello, surge la necesidad de contar con una herramienta que permita facilitar la planificación de la empresa, tal como lo es un ERP.
Un ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema que permite un manejo eficiente de los recursos. Permite automatizar procesos como la contabilidad, facturación, inventario, recursos humanos y demás, buscando ahorrar tiempo y consiguiendo una mayor productividad.
Existen diferentes opciones a elegir en el mercado, te presentamos un listado de los mejores softwares de gestión para asesorías aquí:
SAP: Este es uno de los programas más ampliamente usados en el mercado y cuenta con un gran número de funciones que pueden hacer un reto su uso. Permite guardar información en una base de datos y consultarla (en la nube), integración con diferentes departamentos de la empresa, herramientas para planificación de proyectos y mucho más.
Microsoft Dynamics: Microsoft cuenta con una amplia gama de herramientas para uso personal y profesional, entre ellas encontramos Microsoft Dynamics como un ERP. Este software se puede integrar con los demás productos de Microsoft y permite integrar áreas de contabilidad, finanzas, recursos humanos, logística y demás.
SAGE: Es un ERP enfocado para PYMES y brinda la posibilidad de conectarse a las tiendas online o ecommerce, permitiendo automatizar los procesos de la empresa y centralizando la información. Cuenta con una versión 100% online y se puede conectar con aplicaciones de terceros. Brinda la posibilidad de conectar áreas de finanzas, compras, fabricación, inventario y demás.
Holded: Es un software en la nube orientado para PYMES. Un ERP como Holded brinda funcionalidades para contabilidad, ventas, inventario, control de proyectos y demás, brindando la posibilidad de conectarse a otras aplicaciones gracias al formato API.
Para empresas relacionadas al área jurídica y financiera un ERP puede ser de gran ayuda para manejar los proyectos con los clientes, así como la automatización de las facturas por los servicios prestados.
4. Analisis de datos de clientes
Los clientes de las empresas generan datos según su comportamiento, de modo que la empresa puede tomar esos patrones y considerarlos en su planificación. De ese modo, la empresa es capaz de saber aspectos claves, como lo puede ser los momentos más altos de facturación, con que frecuencia vuelve a contratar el servicio el cliente y mucho más.
Así, una firma de consultoría jurídica o financiera podrá planificar sus recursos para estar preparada para las temporadas altas, tal como podría ser las fechas en dónde se deba hacer la declaración de impuestos.
Incluso, haciendo análisis particulares de los clientes, la empresa podrá detectar nuevas oportunidades para ofrecer nuevos servicios. Así, podrá fortalecer la relación con el cliente y obtener mayores ingresos.
5. Sistemas para centralizar información
Uno de los retos a los que se puede enfrentar una empresa que brinde servicios jurídicos o fiscales es tener muchos clientes, en distintas regiones o países y que tengan diferentes leyes por las cuales regirse.
Por tanto, uno de los retos a los que se enfrentan las firmas es tener la posibilidad de centralizar información. Tanto respecto a las leyes de estos países, como de sus clientes, ya que estos también pueden contar con mucha información que necesite consultarse con rapidez, tal como puede ser su número de identificación fiscal, fecha en la que fue constituida la empresa y mucho más.
Toda esta información puede ser consultada, por ejemplo, al momento de elaborar un documento para la empresa o al momento de calcular los impuestos de la empresa, de modo que ayuda en gran medida contar con un programa en dónde se encuentre centralizada la información. Pero, además de ello, la información debe estar segura, ya que estos datos pueden ser sensibles y deben mantenerse privados. Por ello, es importante que el sitio en dónde sean almacenados brinde seguridad a la empresa y que no puedan ser hackeados.
Un sistema que puede ayudar en esto es un CRM, ya que estos suelen ofrecer la funcionalidad para centralizar información en la nube de manera segura. La empresa también puede optar por un servidor para guardar la información en la base de datos de la empresa.
Así, se opta por una solución mucho más innovadora en relación a consultas manuales de la información, de modo que se ahorra tiempo y se mantiene la información segura.
Mantente actualizado con las últimas herramientas
Además de haber cada vez mejores herramientas, hay una gran variedad de opciones para elegir. Esto hace que sea un reto para la empresa elegir las herramientas adecuadas para lo que necesita.
Por tanto, es importante que las empresas se detengan a realizar una investigación sobre las mejores opciones disponibles en el mercado y optar por la que más se ajuste a sus necesidades. Recuerda que estas herramientas te ayudarán a ser más competitivo, ofrecer un mejor servicio para tus clientes y conseguir mejores resultados para la empresa.
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