Descripción del caso de uso
El adecuado diligenciamiento de nuestros asuntos exige completar con carácter rutinario y habitual, tareas y partidas de naturaleza administrativa y de trámite, que apenas exigen conocimientos jurídicos para su gestión, pero que suponen auténticos roba-tiempos cuando otras tareas de mayor índole requieren de nuestra atención.
Claros ejemplos son el alta de expedientes; la elaboración y envío de hojas de encargo; la generación y envío de solicitud de provisión de fondos; la remisión de escritos al procurador para su presentación; la presentación de escritos en plataformas judiciales con archivo de los justificantes de presentación; el envío de informes de situación de expedientes; la contabilización de gastos y suplidos; la emisión y envío de facturas de igualas; el archivo de correos electrónicos y documento; etc.
Todas estas tareas deben ser atendidas sin excepción, pero no aportan un valor añadido al servicio que prestamos, no permitiéndonos focalizar todos nuestros esfuerzos en lo realmente importante: que nuestro despacho ofrezca un elemento diferenciador desde la perspectiva del cliente, lo que se hace esencial en un mercado tan competitivo como el actual; o que nuestro departamento jurídico destine todos sus recursos a las cuestiones de verdadero valor.
Por eso, es fundamental destinar cuanto menos tiempo, esfuerzo y recursos a este tipo de partidas, para poder centrarnos en lo vital.
Problema que tratamos resolver
Las tareas administrativas se han convertido en una auténtica lacra para los profesionales del Derecho. Son un auténtico lastre cuando tenemos vencimientos de gran calado que atender, una vista importante que preparar, asistir a reuniones con clientes o buscar maneras para seguir captando nuevos asuntos.
Este tipo de tareas deben ser atendidas con carácter diario, requiriendo habitualmente para su ejecución el mismo proceso o metodología de trabajo, realizándose siempre del mismo modo de forma casi mecanizada por la persona que la atiende, conforme a un patrón de ejecución similar en todas ellas.
Por señalar algún ejemplo de este “patrón mecanizado” podemos referir la elaboración de una hoja de encargo, donde la secuencia sería abrir la plantilla de modelo de escrito que ya tenemos previamente definida, incorporar los datos del nuevo cliente, guardarlo en nuestro sistema una vez esté completada, convertirla en PDF, firmarla, redactar el email por el que se le hace llegar al cliente, adjuntarla al correo y enviarlo.
Este es solo uno de tantos que podría mencionar para ilustrar tareas de escaso valor de nuestra rutina de trabajo, y que para gestionarlas seguimos siempre la misma secuencia de acciones.
Otra práctica común para atenderlas de forma más diligente y ágil, es agruparlas, siendo habitual que solamos tramitar de forma conjunta el mismo tipo de tareas que tengamos pendientes como manera natural de ganar ciertas eficiencias. Este sistema nos permite completarlas de forma más ágil, que si vamos “saltando” de una tarea a otra. Si tengo quince notificaciones que archivar, repetiré el mismo proceso una y otra vez hasta archivarlas todas, e igual con las fichas de cliente que abrir, provisiones que solicitar o gastos que contabilizar.
Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea
Este patrón de ejecución permite tener controlado y predecir el resultado que vamos a obtener. Volviendo al ejemplo de la hoja de encargo que señalábamos anteriormente, sabemos que si seguimos todo los pasos que hemos referido, el cliente recibirá el documento.
Los atributos que hemos ido reseñando de las tareas de trámite (de escaso valor, de carácter repetitivo y rutinario, y que suelan atenderse siguiéndose una misma metodología de trabajo que permita predecir su resultado), las convierte en firmes candidatas para ser automatizadas.
El esquema dibujado a continuación lo resume a la perfección, tomando como ejemplo otra casuística habitual en los despachos, como es el archivo de notificaciones judiciales:
Si ya es extraordinario que la tecnología pueda automatizar las tareas que reúnan estos requisitos liberándonos de tener que realizarlas de forma manual, más extraordinario es aún, que nuestros sistemas puedan atender todas las que tengamos pendientes, de forma unitaria y en bloque.
Retomando el ejemplo de la hoja de encargo, imaginemos que tenemos pendiente de elaborar las hojas de encargo de los diez asuntos nuevos que han entrado este mes en el despacho. Nuestros sistemas pueden ejecutar la tarea de los diez asuntos “del tirón”. Será tan sencillo como seleccionar en nuestro aplicativo los diez expedientes en cuestión, y a un solo golpe de ratón, se replicará íntegramente el proceso completo para todos ellos.
El ahorro de tiempo que nos procurará será mucho más contundente. Si consumar el proceso de forma manual para cada uno de los asuntos nos puede llevar entre 5-10 minutos, y repetirlo por cada uno de los diez asuntos, puede llevarnos entre 50-100 minutos, la tecnología posibilita que una vez extraído el listado de los diez expedientes sobre los que replicar el proceso, se complete íntegramente de todos ellos en bloque, y a golpe de ratón. Casi dos horas de trabajo pueden verse reducidos a escasos segundos.
La escalabilidad como una de las propiedades de la tecnología la faculta para que no solo pueda automatizar una tarea concreta, sino para poder replicarla decenas, cientos o miles de veces a resultas de una sola orden. No hace falta darle al botón tantas veces como tareas queramos atender. Si son todas iguales, bastará con seleccionar los expedientes que requieran atenderla, y a golpe de un solo clic, se ejecutarán.
Esta secuencia de trabajo puede ser aplicada a cualquier tarea que siga el esquema antes dibujado y que las configura como automatizables, como pueda ser:
Generación de escritos y documentos con remisión por correo: Completar de forma automatizada la plantilla o modelo que tengamos predefinida al efecto, convirtiéndola en pdf, firmándola, y enviar el documento por correo electrónico.
Generación de escritos con presentación en plataformas judiciales: Completar de forma automatizada la plantilla o modelo que tengamos predefinida al efecto, convirtiéndola en pdf, firmándola, y presentándolo en Lexnet, o EJusticia.
Archivo documental: Indexación de documentos a sus expedientes. En el caso de tratarse de notificaciones ya previamente procesadas y calculados los vencimientos o extraídos los señalamientos por el procurador, esta información podría ser importada y codificada de forma masiva en sus asuntos, y agendados los términos y señalamientos.
Cálculos de honorarios: Calcular automáticamente los honorarios en función de las tarifas establecidas y los servicios prestados, a resultas de los tiempos y actividades registradas en cada uno de los asuntos.
Facturación: Generar y enviar facturas a los clientes en función de los servicios prestados y el tiempo invertido en cada caso, calculándose automáticamente los importes y generando las facturas en lotes.
Registro de gastos y suplidos: Registrar y categorizar los gastos relacionados con los casos y asuntos. La automatización puede ayudar a importar los datos de los recibos y asignarlos a las cuentas adecuadas.
Generación de informes y reportes: Crear informes y reportes para análisis interno y presentación a los clientes, con opción de remisión por correo electrónico.
Seguimiento de pagos y cobros: Extraídos los pagos pendientes de los clientes, enviar emails recordatorios con autoarchivo del email enviado.
Recordatorios de vencimientos y plazos: Enviar notificaciones automáticas sobre vencimientos y señalamientos, así como otras fechas importantes.
Creación de ficha de cliente y de nuevo asunto: con la información y los datos de extraemos de nuestra web, que nos remite nuestro cliente o cualquier otro agente de forma estructurada.
Y así podríamos seguir enumerando tantas tareas y flujos de trabajo como sean susceptibles de automatizar.
Funcionalidades involucradas
Nuevamente se hace esencial contar con un software de gestión, aplicativo o sistema que posibilite codificar de forma estructurada y organizada toda la información y datos requeridos para completar cada una de las tareas que deseemos automatizar, y que cuente con RPA integrado para automatizar los flujos de trabajo.
Es de referir que no todos los softwares de gestión del mercado integran RPA, ni permiten replicar y automatizar tareas y flujos de trabajo por lotes o en bloque, por eso deberemos confirmar este aspecto.
Indicar, además, que dependiendo del tipo de funcionalidades y campos que integre nuestro software, podrán automatizarse más o menos tareas y flujos. Y probablemente no todas posibiliten su tratamiento en bloque. La posibilidad de automatizar cuantas más acciones, y en esta modalidad, dependerá del grado de automatismos que incorpore nuestro aplicativo.
Pero, en cualquier caso, y en menor o mayor medida, esta funcionalidad contribuirá a aligerar nuestra carga de trabajo.
Enlaces recomendados
GUÍA LEGALTECH: Automatización documental y Softwares de gestión
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 351 y ss. y 391y ss.
