Hemos creado este espacio llamado Casos de Usos en Legaltech porque existe la necesidad de aterrizar de forma concreta y práctica qué beneficios y usos reales aportan las herramientas legaltech. Por este motivo y, sobre todo, porque la idea nos la propuso una gran experta como es Rocío Ramírez, abogada, Technical Product Manager en Wolters Kluwer Legal Software y autora de la monografía “Legal Tech aplicada a la gestión de litigios en despachos”, editada por La Ley. Y como esta necesidad de ser muy prácticos coincide al 100% con nuestra vocación y la de Rocío, publicamos hoy el primero de los Casos de Uso en Legaltech que, como el resto de Casos que compartiremos, tiene el único objetivo de ser muy útil a las profesiones jurídicas.
Descripción del caso de uso
La tramitación de procedimientos judiciales constantemente requiere de la elaboración de escritos de trámite que tienen por objeto interesar alguna actuación, evacuar algún trámite, o aportar documento o información requerido por el juzgado, y que no exigen de fundamentación ni argumentación jurídica.
Ejemplos de esta tipología son el escrito interesando averiguación de domicilio o patrimonial del demandado; aportando nuevo domicilio para su emplazamiento; solicitando el emplazamiento por edictos; interesando celebración de vista por medios telemáticos; interesando la citación judicial de la contraparte o de un testigo para su interrogatorio en el acto del juicio; solicitando la firmeza de la sentencia; o aportando número de cuenta, por referir algunos.
Tras la redacción del escrito, luego hay que firmarlo y archivarlo en su expediente, para posteriormente ser remitido al procurador para su presentación (previa redacción del correo electrónico de rigor en el que se le haga llegar el documento), o su directa presentación en la plataforma judicial, cuando su intervención no sea preceptiva. E igualmente, deberemos archivar en su expediente el justificante de presentación del escrito.
Problema que tratamos de resolver
Si bien la redacción del escrito en sí nos llevará escasos minutos, completar la tarea descrita en su integridad, si nos requerirá de algo más de tiempo. Porque si bien habitualmente ya tenemos pre redactadas plantillas de escritos sobre las que volcar simplemente los datos del asunto, así como la información que se exija aportar, habrá que ir cumplimentándolos manualmente añadiendo el juzgado, número de autos, partes del asunto, etc. Luego habrá que proceder con la firma (previa conversión del documento en PDF), la remisión del documento por correo al procurador, o su presentación a través de la plataforma judicial y el archivo del justificante, para lo que, probablemente, no contemos con “atajos” análogos.
Si además, son varios los escritos que debemos articular, firmar y remitir o presentar, nos habrá exigido de un precioso tiempo que podríamos haber dedicado a tareas de mayor valor o enjundia jurídica, como articular y fundamentar un escrito de demanda, preparar una vista, argumentar una apelación o reunirnos con clientes.
Cómo la tecnología puede eficientar y agilizar esta tarea
Si tenemos plantillas de escritos ya preparadas, especificando en cada una los campos que deban autocompletarse, indicando al sistema qué dato habría que incluir o consignar; y si toda la información del asunto la tenemos debidamente estructurada y codificada en nuestro software de gestión, el escrito podrá auto generarse a golpe de ratón, convertirse en PDF y firmarse sin intervención manual, pudiendo igualmente el sistema remitir de forma automatizada el escrito por email al procurador para su presentación; o presentarlo directamente en Lexnet o Ejusticia, auto archivándose el justificante de presentación en su expediente, una vez la presentación se haya completado.
De este modo, una tarea que puede requerir de minutos para ser atendida puede circunscribirse a escasos segundo con la ayuda de la tecnología, permitiéndonos ser más productivos, otorgándonos la capacidad de elaborar mayor volumen de escritos en mucho menos tiempo. Y el tiempo sobrante podremos dedicarlo a cuestiones de mayor calado.
Funcionalidades involucradas
La tecnología RPA y OCR son las encargadas de ayudarnos en este proceso, y las incluyen muchos de los softwares de gestión que encontramos en el mercado. La integración de éstos con Lexnet y Ejusticia posibilitará que se pueda completar la automatización de los distintos flujos de trabajo que implican esta tarea. Si bien es cierto que, en función de las características propias de cada software, se podrá automatizar en mayor o menor medida esta partida.
Lecturas y herramientas recomendadas
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados” (Editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 313 y siguientes)
Guía Legaltech: Software de Gestión Legal
Kmaleon (Wolters Kluwer Legal Software)
Kleos (Wolters Kluwer Legal Software)
Matilda (RPA de EMC Soluciones Legaltech)
Iuritex (EMC Soluciones Legaltech)
