• 17/04/2024 07:35

#UsosLegaltech: Creación automatizada de ficha de nuevo asunto y apertura de expediente en carteras de clientes

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Descripción del caso de uso:

Para cualquier profesional o despacho es altamente provechoso incorporar clientes a su cartera que recurrentemente provean de nuevo asuntos. Tener como cliente a una entidad financiera, una compañía de seguros, una compañía distribuidora de suministros o servicios, o cualquier otro tipo de mercantil con alto volumen de negocio que exija de constante asesoramiento, así como negociar, gestionar o tramitar nuevos expedientes de forma constante, es innegablemente para cualquier abogado, un hito estratégico importante, con el impacto que ello supondrá en términos de volumen de negocio y facturación.

Sin embargo, este tipo de clientes requerirá también, una considerable carga de trabajo y un elevado esfuerzo de gestión, que será directamente proporcional al volumen de asuntos que nos provea. Por eso, se hace esencial ser cuanto más eficientes podamos en la gestión de las tareas de escaso valor que la tramitación de sus asuntos nos exija, ya que, de este modo, menor será el coste de tramitación de cada expediente, y mayor, el margen de beneficio que nos deje cada uno de los asuntos tramitados.

Ante este tipo de clientes, el primer paso con cada nuevo encargo que nos llega es abrir y registrar ficha de nuevo asunto y aperturar expediente, tarea que nos requerirá de un precioso tiempo “picando” datos. Si que es cierto que el volumen de información y datos que debemos de tener en cuenta para abrir cada nuevo asunto dependerá de su tipología, ya que no será igual abrir expediente para brindar asesoramiento sobre una cuestión en concreto y de escasa complejidad, que para registrar el expediente judicial de una demanda de por ejemplo un tema bancario o de responsabilidad civil de vehículos a motor, que nuestro cliente haya recibido y debamos contestar, o para interponer una demanda de reclamación de cantidad de un distribuidor de suministro.  

Normalmente el nuevo encargo profesional suele hacerse por correo electrónico, remitiéndose un email por cada nuevo asunto, detallando la información y datos principales del nuevo expediente y adjuntando los documentos necesarios para su correcta evacuación.

Problema que tratamos resolver:

Si bien abrir expedientes regularmente no es un ejercicio que consuma mucho tiempo, si son muchos, finalmente absorberá una considerable parte de nuestro tiempo, que podríamos dedicar a cuestiones de mayor calado. Dependiendo de la operativa interna de cada despacho o profesional, el ejercicio exigirá de más o menos pasos, y variará dependiendo de si se cuenta con software de gestión o aplicativo propio, o si se trabaja con las carpetas del sistema operativo de nuestro ordenador con control en un documento formato Excel. Pero en cualquiera de los casos, el correo deberá ser gestionado; el expediente creado; los datos necesarios y facilitados, registrados; y los documentos, debidamente archivados.

Se trata, además, de una tarea muy repetitiva, ya que nuestro cliente habitualmente nos remite el mismo tipo de correo electrónico que se replica constantemente, con la similar información, datos y documentos, con idéntico formato y estructura, y replicando siempre el texto. Principalmente porque nuestro cliente suele contar con un sistema o aplicativo de gestión interno, a modo de CRM o ERP, en el que tiene consignada toda esta información y datos, y desde el que automatiza, con dichos parámetros, la remisión del correo electrónico para el encargo.

Esto es precisamente lo más paradójico de todo este proceso, y es que, a pesar de que nuestro cliente ya tiene todos estos datos codificados e informatizados, nos los hace llegar mediante emails de forma automatizada. Y en la mayoría de los casos, los abogados los gestionamos y archivamos manualmente, para luego dar de alta el asunto y abrir expediente con los datos, información y documentos incluidos en el correo electrónico, y agendar los vencimientos o crear las tareas que se requiera tramitar.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea:

La tecnología nos puede ayudar, y mucho, además.

Si nuestro cliente ya tiene toda la información y los datos registrados y guardados en su sistema, y si nosotros tenemos un aplicativo o software de gestión, ambos sistemas pueden interoperar comunicándose entre sí, e intercambiar la información y los datos que precisemos, y lo que habitualmente se envía por correo electrónico, el sistema de nuestro cliente puede hacérnoslo llegar en forma de dato, para que sea importado y volcado en el nuestro.

En una forma más comprensible, podría generar un Excel en el que cada línea corresponda a cada nuevo expediente, y cada columna contenga los datos que precisemos de cada uno de ellos, como pueda ser referencia; nombre, domicilio y DNI del contrario; número, tipo y fecha de contrato; importe mensual de cuota pactada; importes adeudados; etc., para el ejemplo de una compañía de telefonía que nos encarga la reclamación a sus clientes las cuotas impagadas. Esencial es que nuestro software o aplicativo contemple todos estos campos, para poder importarlos en bloque a nuestro sistema, y archivar y codificar toda esta información y datos, con los que crear nuevo expediente.

En este tipo de intercambios, son también habituales las API o los archivos Json.

La exportación e importación de datos que exige este proceso puede programarse y automatizarse para evitar cualquier tipo de intervención manual. De este modo, nos olvidaremos de gestionar correos, crear y nombrar carpetas, archivar emails y documentos, agendar vencimientos y tareas, e incorporar los datos del asunto al Excel de control interno que llevemos.

Será tan sencillo como ver que, con la periodicidad pactada, se van incorporando nuevos datos a nuestro software o aplicativo y se van creado nuevos expedientes, listos para empezar a trabajar con ellos.  

Y como podréis imaginar, a sensu contrario, si debemos informar a nuestro cliente con regularidad, sobre cualquier avance en el asunto, igualmente podrá automatizarse este intercambio, y olvidarnos de tener que subir y codificar manualmente toda esta información y datos en su aplicativo. Esta casuística será materia de otro Caso de Uso Legaltech.

Funcionalidades involucradas:

Nuevamente se hace esencial contar con un software de gestión, aplicativo o sistema que posibilite codificar de forma estructurada y organizada toda esta información.

Es de referir que no todos los softwares de gestión del mercado posibilitan este intercambio. Es esencial que confirmemos si permite la importación de datos, y en caso positivo, verificar con carácter previo con qué requisitos, para asegurarnos que el sistema de nuestro cliente y el nuestro “hablen el mismo idioma”, y puedan intercambiar de forma efectiva toda esta información.

También es esencial confirmar que nuestro software cuente con todos los campos necesarios para poder registrar toda la información que nuestro cliente nos haga llegar, ya que, en caso contrario, la información que nos pasé no tendrá donde codificarse y se perdería.

Indicar, además, que dependiendo del tipo de funcionalidades que integre nuestro software, podrán o no automatizarse tareas, como la creación de expedientes, la creación de tareas, agendarse plazos, o activar o disparar flujos de trabajo. La posibilidad de automatizar cuantas más acciones que puedan resultar del intercambio de información dependerá del grado de automatismos que incorpore nuestro aplicativo.

Pero, en cualquier caso, y en menor o mayor medida, la interoperabilidad de información y datos entre los sistemas contribuirá a aligerar nuestra carga de trabajo.

Enlaces recomendados:

Guía Legaltech: Automatización documental y de procesos

“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 131 y ss. y 333 y ss.