• 22/04/2024 12:08

#UsosLegaltech: Contabilización automatizada de gastos y suplidos para su imputación en expedientes

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Descripción del caso de uso

La adecuada tramitación de nuestros expedientes requiere que en muchas ocasiones debamos asumir el abono de gastos y suplidos asociados a estos, cuyo pago será sufragado posteriormente por el cliente, al abonar nuestros honorarios tras el giro de la correspondiente factura.  

Tenerlos correctamente contabilizados es esencial para poder imputarlos al cliente y evitar que el gasto termine siendo asumido por nuestro despacho con la correspondiente merma en la rentabilidad del asunto tramitado.

Entre los más habituales se encuentran los gastos de desplazamiento y locomoción, como gasolina, peajes, taxi o tren, de dieta y pernocta, notas simples del registro, o abono de honorarios de terceros como notaría, peritos o procurador, entre otros.

Para su adecuado control, el importe de la factura, ticket o recibo, así como el resto de información y datos, deben ser contabilizados, imputados y archivados en su expediente. Y si lo tenemos en formato papel, como paso previo, deberá ser además escaneado.

Problema que tratamos resolver

Como es habitual en este tipo de tareas rutinarias, la imputación de un solo ticket o factura de forma aislada no requerirá más de unos escasos minutos. Pero lo habitual es que cada asunto que gestionemos pueda tener asociados gastos múltiples, siendo variados los recibos a imputar. Y si el volumen de nuestra cartera afortunadamente está engrosado por un alto volumen de asuntos, la tarea se convierte en doloroso pain point. Y probablemente, una parte de la jornada de un miembro de nuestro equipo sea destinada a atender esta partida de trabajo.

La importancia de esta tarea es crucial para evitar que el gasto sea finalmente asumido por nuestro despacho, mermando la rentabilidad final del asunto y minorando su margen de beneficio. Porque un gasto no computado, es un gasto no imputable ni recuperable, siendo una pérdida asociada al asunto.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea

La tecnología puede ayudarnos a extraer el importe total de los recibos y facturas, así como el resto de los datos a tener en cuenta, como emisor, concepto o fecha, de modo que una vez que el documento se ha digitalizado, pueda devolvernos toda esta información.

Ya sea a través de IA o a través de búsqueda de texto en documentos con datos estructurados, los sistemas podrán extraer la información a consignar en el asunto, para que indiquemos el expediente donde deba ser archivado, ya que, en muchas ocasiones, el documento en sí no incluirá información que permita identificar el asunto en el que deba ser imputado, como pueda ser el recibo de un taxi, o el billete de un tren. Pero, en cualquier caso, circunscribir la tarea a la simple indicación al sistema de un expediente, evitándonos tener que abrir el documento, y transcribir el importe y resto de datos de cada uno de los recibos y facturas, ya nos habrá ahorrado una parte considerable de trabajo. Y el ahorro será mucho más contundente, si respecto del mismo expediente, son varios los tickets o recibos a imputar.

Si la factura recogiera datos suficientes que permitiera identificar el expediente, como nombre del cliente y del asunto (como pueda ser una factura de notaría o del registro de la propiedad), sí que podría ser planteable completar de forma desatendida la acción de archivo directo.

Imaginemos que el juzgado que está conociendo de uno de los asuntos que estamos tramitando exige que debamos desplazarnos en avión a su sede para atender la celebración de la vista señalada. Y también requiere que pernoctemos en dicha localidad, ya que está señalada la primera de la mañana. Ya tenemos facturas del billete de avión y del hotel, así como la de la empresa de transporte de pasajeros que nos llevó del aeropuerto al hotel, al juzgado, y luego de vuelta al aeropuerto, así como los tickets de las comidas. Si subimos a nuestro sistema todos los recibos, a golpe de clic podrá extraernos los importes totales, así como resto de datos, para una vez indicado el expediente, los vuelque de forma automática en el mismo. Luego, puestos a introducir reglas y parámetros, nuestro sistema nos podría sugerir el expediente donde ser archivado, teniendo en cuenta la localidad del señalamiento anotado en nuestra agenda, al detectarse que los gastos coinciden en fecha y localización con la mismo.

Porque lo más apasionante de este proceso, es que la tecnología está a nuestra completa disposición para ayudarnos a ser más eficaces y eficientes. Lo único de lo que precisa es de imaginación para idear soluciones, sustentadas en reglas, instrucciones e indicaciones dadas a nuestros sistemas para que puedan hacer lo que queremos que hagan.

Funcionalidades involucradas

La Inteligencia Artificial, así como la búsqueda y extracción de texto en documentos en formato OCR son las tecnologías encargadas de ayudarnos en este proceso, aunque si bien es cierto que estas aplicaciones aún no están muy difundidas en el sector, son fácilmente implementables, ya que no requieren de un profundo entrenamiento de carácter jurídico cognitivo que dificulte el proceso de “enseñanza”.

Simplemente se trata de contar con sistemas que posibiliten extraer los importes totales y resto de datos de dichos documentos, que, en la mayoría de las ocasiones, coinciden en formato y estructura para los emitidos por los mismo proveedores, ya que son generados a través de una plantilla respetando la misma estructura y formato, lo que simplifica bastante el proceso.

Enlaces recomendados

Guía LegaltechAutomatización documental y de procesosAnálisis, revisión y generación de documentos

“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 342 y ss. y 364 y ss.