• 24/02/2024 00:02

#UsosLegaltech: Codificación de la situación de nuestros expedientes para control y seguimiento de asuntos y de la cartera. Reporting y monitorización a tiempo real.

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Descripción del caso de uso

Conocer el estado o situación concreto en el que se encuentra cada uno de los asuntos que gestionamos, indiscutiblemente nos procura ciertas mejoras de eficiencias que nos permiten gestionar nuestros asuntos de una manera más ágil.

Conocer y confirmar de un vistazo y con carácter inmediato la situación concreta o hito en el que se encuentra cada expediente que estemos tramitando será de inestimable ayuda a la hora de gestionar nuestra carga de trabajo, y nos supondrá un ahorro de tiempo importante, ya que nos ofrecerá el punto de situación que necesitamos para poder informar a nuestros clientes o atender alguna tarea que el asunto requiera.

Si abriendo el expediente sabemos que del asunto en el que somos demandantes ya está “Admitida Demanda” nos permitirá poder confirmar en escasos segundos este detalle, y valorar y accionar otros muchos aspectos que puedan depender de este hito, como pueda ser emitir factura para el pago de una parte de los honorarios, confirmar en el juzgado el emplazamiento del demandado, o solicitar el impulso procesal si hemos verificado que, tras varios meses, no han notificado actuación procesal alguna.

E igualmente podremos informar de inmediato a nuestro cliente cómo está su asunto, o la totalidad de su cartera, si nos lo solicita.

Es evidente que tener un control detallado y actualizado en este sentido nos posibilitará ser más eficientes, y cualquier consulta o tarea que debamos realizar sobre cada expediente será mucho más ágil. Y nos será de gran ayuda a la hora de valorar y extraer conclusiones sobre la cartera total de asuntos que tramitemos en nuestro despacho, como confirmar que alcanzada la situación que determine el pago de los honorarios, éste se ha realizado; determinar cuántos asuntos pertenecen a un concreto cliente; de cuáles se deberían hacer gestiones para impulsarlos; o cuáles podríamos archivar, por referir algunos ejemplos.

Problema que tratamos resolver

Sin embargo, si circunscribimos la gestión de nuestros asuntos a las carpetas del Windows, difícilmente podremos tener un control en este sentido. Con cada consulta que necesitemos realizar, deberemos abrir los últimos documentos guardados, y revisar el correo para confirmar que no hubiera algún detalle de importancia que pasemos por alto. Lo que nos exigirá de un ejercicio que nos requerirá de un valioso tiempo.

Además, no tendremos la posibilidad de tener una visión global de nuestros asuntos, ni tener acceso a información que puede resultar realmente valiosa para mejorar nuestra actividad. Esta falta de control de la situación de los expedientes ciertamente puede generar muchas ineficiencias.

Cuestión distinta es que contemos con un documento de control interno de los asuntos del despacho, como pueda ser un Excel, en el que además de los datos que consideremos imprescindibles para el control de nuestra cartera, también tengamos una columna destinada a la situación o hito del asunto. Pero para que este ejercicio efectivamente aporte las eficiencias pretendidas, la tabla deberá ser nutrida y actualizada con cada nuevo avance, por lo que habrá que abrir el documento, localizar el expediente sobre el que se requiera actualizar la situación y reflejar el nuevo avance en el Excel de control. Y tendríamos que estar constantemente trabajando en paralelo y nutriendo dos entornos diferenciados como sería la carpeta que tengamos creada para cada expediente y el Excel de control.

Mantenerlo actualizado requerirá que con cada actuación o intervención que el asunto necesite, o con cada documento o información que archivemos, debamos igualmente acceder al documento de control para actualizar el estado. Y siendo realistas, con la espiral de trabajo que diariamente nos consume, esta duplicidad fácilmente erige esta tarea de actualización como firme candidata a ser recurrente olvidada.

Para poder sacarle el máximo partido, se precisaría, además, que la codificación de la situación se hiciera conforme a una serie de hitos/situación predefinida para asegurarnos que se nutre siempre de forma similar y normalizada (esto es, expresar y transcribir el hito o situación siempre con el mismo concepto, como por ejemplo “sentencia” para garantizarnos que no deberemos luego no solo filtrar por sentencia sino también por ST, st., o stcia.). Esto facilitará que la explotación y análisis de datos sea completa y no deje fuera información o dato alguno.

Algunos ejemplos de ineficiencias que la falta de control en este sentido nos supone, podrían ser:

Falta de visualización inmediata de la situación de los asuntos para informar a clientes:

Todos recibimos llamadas de clientes interesándose por el estado de su asunto. Este tipo de consulta normalmente requiere que debamos localizar la carpeta del asunto del cliente en cuestión, tarea que se complica algo más cuando tenemos varios asuntos abiertos a su nombre, deberemos abrir los últimos documentos guardados, y revisar el correo por si tuviéramos alguna comunicación a través de este canal que suponga algún avance. Si bien el ejercicio no es nada complicado, nos requerirá de un valioso tiempo.

Inexistente monitorización de la cartera de asuntos de determinado cliente y dificultad para emitir reportings:

En el caso de que nuestro cliente cuente con varios expedientes, deberemos repetir el ejercicio anteriormente referido con cada uno de los asuntos, sin que tengamos la posibilidad de tener una visión global de todos ellos.

Ya hemos mencionado alguna vez, que para cualquier profesional o despacho es altamente provechoso incorporar clientes a su cartera, que recurrentemente provean de nuevo asuntos (entidad financiera, compañía de seguros, compañía distribuidora de suministros o servicios, etc.).

Y es sabido también, que entre la considerable carga de trabajo que este tipo de clientes va a requerir, el reporting o informe del estado de sus asuntos que periódicamente deberemos trasladarle, exige una labor continua de actualización de la situación de los asuntos, para evitar que, llegado el momento, debamos realizar una labor de auditoría interna que probablemente nos suponga tener que echar horas extras.

Porque una cosa es mantener al día el archivo documental de cada expediente, y otra distinta es tener registrado y actualizado, en un documento de control interno, como pudiera ser un Excel, en qué situación o hito concreto se encuentra cada asunto, que sería lo que nos posibilitara generar el informe o report de forma inmediata.

Normalmente estos informes sobre el estado actualizado de la cartera de asuntos suelen requerir de una labor de auditoría interna previa, para verificar que todos se encuentren actualizados.

Desconocimiento del punto de situación para atender tareas de un expediente:

Cuando nos encontramos con un vencimiento en la agenda, o una tarea que debemos atender en determinado asunto, normalmente debemos echar un vistazo a los últimos documentos archivados y correos electrónicos para confirmar en qué estado se encuentra, y así poder articular el escrito que se exija para evacuar el requerimiento o vencimiento en cuestión, redactar el email que la tramitación del asunto requiera, convocar una reunión, llamar a contraparte, aclarar alguna cuestión en el juzgado, etc.

Si tenemos manera de conocer de un simple vistazo la situación del asunto, nos dará un punto de situación que será de gran utilidad para atender la tarea de una manera mucho más ágil.

Imposibilidad de extracción de métricas para análisis internos:

Conocer la situación exacta de nuestros asuntos podrá darnos mucha información sobre nuestra actividad. Totalidad de asuntos gestionados, estado en el que se encuentran, cuáles debemos agilizar, asuntos realmente vivos o cuáles debemos archivar, cuellos de botella, etc.

Esta información puede sernos de gran interés para establecer nuestra estrategia de negocio y mejorar nuestra actividad. Podrá sernos de utilidad para determinar cuáles son los asuntos que gestionamos de forma habitual con más agilidad, y con cuáles tardamos más, lo que nos ayudará a centrarnos en estos para determinar cuál puede ser el problema y si existe manera de aligerar los tiempos de gestión. Porque, en definitiva, mientras antes los gestionemos, antes podremos cobrar nuestros honorarios.

Con las carpetas del Windows no tendremos la posibilidad de tener acceso a información que puede resultar realmente valiosa.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea

Nuevamente, los softwares de gestión pueden sernos de inestimable ayuda a este respecto.

Algunos aplicativos posibilitan la codificación o actualización de la situación o el hito del asunto, lo que nos ofrecerá una visión inmediata de este dato simplemente con abrir el expediente, pudiendo tener codificada y actualizada toda la información en un solo entorno, sin necesidad de tener que ir nutriendo varios en paralelo (Excel y carpetas Windows).

Tener codificado este dato no solo nos posibilitará conocer su estado de forma inmediata, sino que ofrece infinitas opciones para la explotación de lo que este dato puede suponer.

La codificación de la situación de los asuntos nos posibilitará explotar esta información y a golpe de clic podremos generar y extraer reportes, métricas y cuadros de mando, con las que analizar la evolución de nuestros asuntos, extraer informes para nuestros clientes sobre el estado de sus carteras, medir niveles de nuestro desempeño o de la calidad de nuestro servicio, confirmar puntos críticos o cuellos de botella, extraer conclusiones a nivel global, establecer acciones con carácter genérico, implementar procesos de mejora o valorar nuevas estrategias de negocio, etc.

Y si nuestro software cuenta con funcionalidades más avanzadas, con el simple archivo documental podrá actualizarse de forma asociada la situación del asunto, y esta nueva situación, a su vez, podrá accionar la ejecución de distintas tareas asociadas de forma automatizada.

Imaginemos que para el hito alcanzado de sentencia, debemos realizar las siguientes tareas: remitirla al cliente por correo electrónico; generar factura y enviársela; evaluar y emitir informe valorando si se debe apelar o no el fallo; por supuesto, anotar el plazo para apelar; o verificar la firmeza que posibilite la interposición de la demanda ejecutiva, por referir solo algunos ejemplos. 

Si nuestro software cuenta con la opción de automatizar flujos de trabajo, sería posible que, con el simple archivo de la sentencia, se actualice la situación del expediente a “Sentencia”, y desencadene la siguiente secuencia de acciones o flujos: se auto-agende el fine para la apelación o verificación de la firmeza para presentar demanda ejecutiva; se remita la notificación de la resolución por correo al cliente; se genere la factura y se auto envíe al cliente para solicitar el pago. Todo este flujo de trabajo o secuencias de acciones a golpe de un solo clic.

Y ello sin referir las contundentes mejoras de eficiencias que habríamos obtenido a la hora de monitorizar nuestra cartera de asuntos y generar reportings para clientes, pudiendo extraerlo de forma automática e inmediata.

Funcionalidades involucradas

Si bien referíamos que la codificación de la situación de cada expediente que gestionemos en un Excel nos ofrecerá interesantes posibilidades, la mejoras que nos posibilitará un software de gestión serán mucho más contundentes.

No todos los aplicativos cuentan con campo específico para la situación del expediente, pero ofrecen otras maneras de codificar esta información para así poder hacer el seguimiento. Los automatismos reseñados son ofrecidos solamente por algunos, ya que dependiendo de las funcionalidades que incorpore, habrá tareas y flujos que puedan automatizarse, pero otras no.

Pero, en cualquier caso, y en menor o mayor medida, contribuirán a aligerar nuestra carga de trabajo.

Enlaces recomendados

“Guía Legaltech”: Automatización documental y de procesos y Softwares de gestión (páginas 135 y ss.)

Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 285 y ss.