• 17/07/2024 17:55

Retos de digitalizar departamentos legales: «En ISDIN estamos en un proceso de transformación, no solamente tecnológica, sino también cultural»

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Víctor González Moyano, Legal Project Management en ISDIN, hizo la carrera de Psicología, en un principio, para especializarse en la clínica. Su entrada al mundo de la tecnología fue casi “circunstancial”, y reveló una interconexión fascinante entre ambas ramas: con la carrera aprendió a “descomponer» los procesos mentales y a entender los bloqueos y miedos de las personas. Esto le ha permitido identificar las mejores estrategias para facilitar el cambio y la aceptación de nuevas tecnologías. Un aspecto que trabaja desde su rol de Legal Project Manager en el departamento Legal & Compliance en ISDIN, donde se centra más en el soporte operativo que en el jurídico.

(Víctor González Moyano, Legal & Corporate Affairs Operations en ISDIN)

Víctor ayuda a gestionar cambios, a lo que ha estado acostumbrado a lo largo de su trayectoria. Pasó de trabajar en The Fork, un proveedor de servicios tecnológicos en el sector hostelería, a trabajar en ISDIN, del sector farmacéutico. Para asumir este cambio, Víctor tomó el consejo de su responsable en ISDIN, Ainhoa Madrazo Rotger, Directora Legal, y se dedicó durante un mes a escuchar, tomar nota de todo y empaparse de conocimiento. Esto implicó sentarse con cada persona y elaborar diagramas de flujo para identificar obstáculos y fuentes de malestar en sus tareas diarias.

«Mi foco fue: vamos a hacer esto juntos para entender qué es lo que te impide hacer tu día a día más fácil, y yo voy a buscar la herramienta, el cambio o la necesidad que tengamos que implementar para que eso que tú haces ahora mismo que te frustra, sea más fácil».

El mapeo de procesos suponía un reto en el departamento legal de ISDIN; en este tipo de proyectos suele darse que las personas involucradas  “no entiendan  por dónde empezar a documentar el proceso”, algo que cambió con el tiempo y empezaron a tomar la iniciativa.

Entre las metodologías de mapeo, Víctor destaca a su fiel compañera de viaje, Lucidchart. “Tiene muchas plantillas que te sirven para comprobar cualquier tipo de documentación de forma muy eficiente”. Además, destaca otras herramientas de creación de flujo dentro de Google Drive, así como Power Point -con mayores limitaciones-, y Canva.

¿Cómo está siendo el proceso de digitalización de ISDIN?

“Ahora mismo estamos implementando varias tecnologías simultáneamente; ISDIN es una compañía muy dinámica e innovadora y está yendo a una velocidad que realmente no podemos plantearnos : “implementamos una, esperamos. Implementamos otra, esperamos”.

Víctor incide en que el modelo en paralelo “depende mucho de la cultura y la desigualdad de la compañía”. Hay empresas “más estáticas” que se puede hacer de una manera “más secuencial”.

Para la estrategia de digitalización, no todo es meter nuevas herramientas. Se puede formar más sobre las existentes. En ISDIN, por ejemplo, se utiliza Google Drive, algo que nos sorprendió porque, normalmente, prevalece el uso de One Drive. ¿Es un tema de seguridad?

“Hasta donde yo sé, la seguridad es similar.  En mi caso concreto, me siento más cómodo trabajando con herramientas nativas web, como pueden ser las de Google Drive, Google Docs, etc. En cualquier caso, lo importante es contar con una herramienta que permita la colaboración y trabajo en la nube”.

¿Y qué herramientas de IA estáis usando?

En el área no hemos aplicado IA de momento, aunque sí hemos visto opciones de herramientas de IA específicas para el sector Farma. En el caso de compliance, por ejemplo, puede ser interesante alimentarla con el Código de Farmaindustria, una asociación que agrupa a las empresas del sector farmacéutico en España y que establece las buenas prácticas para estas empresas. Esta herramienta podría tener el potencial de ser utilizada por los equipos de la compañía en caso de dudas sobre determinadas situaciones».

Algo similar pasa con el CLM (Contract Lifecycle Management) de Bigle Legal, que se viene utilizando desde hace meses para la elaboración de plantillas de contratos, que suelen ser muy complejos debido al exigente nivel de compliance del sector. Además, ya se está valorando el nuevo módulo de IA de Bigle Legal, que han llamado Libra. Elegir a esta empresa no fue un proceso sencillo. En ISDIN son muy selectivos con las tecnologías, y llevamos a cabo benchmark de soluciones de mercado siempre exhaustivas para contar con los más altos estándares de calidad».

A tales efectos, la herramienta de Compliance con la que trabajan es EQS, que tiene un planteamiento interesante: “Lo que busca, sobre todo, es tener marcado con mucho detalle en tiempo real todos los colaboradores con los que trabajamos; es decir, proveedores, clientes, farmacéuticos… En el momento en que haya cualquier indicio de que pueda darse un comportamiento que no responde a nuestros estándares éticos, sea cual sea el canal por el que se diera, salta una alarma y enseguida empezamos a investigar. Tenemos un código ético muy estricto en el que garantizamos que toda la cadena, desde proveedores con los que trabajamos hasta nuestros clientes, cumplen los estándares por los que velamos en el área de compliance”.

Existe cierto estigma hacia el área legal de las empresas, ese controvertido “abogado in-house”, a veces observado como un stopper. ¿Cómo se vive esto desde ISDIN?

Ahora en ISDIN estamos en un proceso de transformación, no solamente tecnológica, sino también cultural. Bajo el liderazgo de Ainhoa Madrazo, estamos convencidos de que debemos aportar  valor añadido, mantener nuestra proactividad, y conseguir el reconocimiento como área estratégica entre todos nuestros stakeholders, ya que nuestra misión es aportar seguridad a todos ellos».

«ISDIN es una compañía que se caracteriza por la innovación y en ello hay un cierto “apetito por el riesgo”; y el área, lejos de ser un “stopper”, ayuda a que ese espíritu de progreso e innovador se desarrolle con garantías y altos estándares éticos. Ambas cosas no están en absoluto reñidas. Esta parte es importante para que todos los equipos  vean al departamento como un área partner a la que “involucrar desde el comienzo en los proyectos”.

El acercamiento del departamento legal a otras áreas de las empresas es una labor que Víctor atiende, también, desde otros enfoques: Si trabajas desde un punto de vista gráfico, y cambias tu forma de comunicar, eso ya va a hacer un cambio en la persona”.

Además, Víctor planea implementar charlas trimestrales sobre temas legales de interés para la compañía. «Queremos centrarnos en asuntos que sabemos que interesan a la compañía y que los equipos valoren nuestra cercanía”.

Para finalizar la entrevista, no pudo faltar la pregunta que a veces parece no tener respuesta dentro y fuera de los departamentos legales. Y qué mejor persona que Víctor, desde su perfil transversal, para responderla: ¿Qué son las legal operations?

Para Víctor, se pueden definir como “acercar las formas de trabajar de cualquier área de negocio al área legal, y buscar cómo el área legal puede adoptar la metodología que le permita convertirse en un área más de negocio desde el background jurídico”.


Artículo de Pablo Yannone publicado en https://www.derechopractico.es/retos-de-digitalizar-departamentos-legales-en-isdin-estamos-en-un-proceso-de-transformacion-no-solamente-tecnologica-sino-tambien-cultural/