• 30/09/2022 10:29

Auditoría de comunicación (externa)

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Hans A. Böck / @LP_Hans

Todos tenemos muy claro que vivimos en un entorno de comunicación muy complejo que ya no sólo abarca medios de comunicación escritas y digitales, sino también y con creciente impacto los medios sociales, la comunicación digital y las plataformas de mensajería.

Una auditoría de comunicación es una potente herramienta para definir la estrategia de comunicación y para valorar los esfuerzos realizados. En el nuevo mundo de medios tenemos cada vez más potenciales canales a nuestro alcance, pero casi nadie se para a analizar cuantos recursos en personal y económicos nos consume atender a todos ellos y que beneficio nos aporta.

Los responsables de la comunicación de la firma se encuentran cada vez más con una mayor carga de trabajo y una mayor competencia en los diferentes canales. Optimizar los recursos, los objetivos y definir bien los KPIs de la comunicación externa, además de definir los mensajes correctos, es el objetivo de una auditoría de comunicación externa.

1º Paso: Analizar los mensajes que emite su organización

El análisis de los mensajes que emitimos, desde Newsletter, contenido de la página Web, eMails, notas de prensa, mensajes en redes, fotos y videos, etc. es el primer paso para crear por un lado un inventario de los canales utilizados y de los mensajes emitidos.

2º Paso: Analizar los canales utilizados

En el nuevo mundo de medios existe un gran número de canales para la comunicación externa. Hay canales donde el mensaje es directamente controlado por la entidad, pero en otros canales se depende de intermediarios. En el caso de las redes sociales (social media) tenemos tanto los mensajes directos como los indirectos a través de los usuarios.

Un exhaustivo análisis de los canales, de su utilización y de su alcance ahorra a medio y largo plazo un enorme esfuerzo tanto en personal como económico.

3º Paso: Recoger la opinión y valoración de la audiencia

Recopilar la opinión de la audiencia de sus mensajes en los diferentes canales es el trabajo fundamental y más valioso de la Auditoria de Comunicación externa. Sólo a través del feedback recopilaremos los datos que puedan hacernos valorar correctamente nuestros esfuerzos y mensajes.

4º Paso: Hacer un mapa de SWOT (fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas)

Con los datos que hemos obtenido de los tres pasos anteriores dibujamos el mapa de fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas y encontraremos aquellos puntos que podemos fortalecer, corregir o dejar de lado.

5º Paso: Ajustar la estrategia de comunicación

Tras el análisis y con los datos sobre la mesa debería adecuar su estrategia y sus esfuerzos de comunicación a los resultados. Somos conscientes que es uno de los pasos más difíciles porque supone a menudo renovar canales, mensajes y recursos.

En los tiempos que corren en la comunicación con la aparición de nuevos medios, plataformas y hábitos de información a una velocidad vertiginosa es fácil quedarse atrás en la comunicación. Recomendamos por ello realizar una Auditoría de Comunicación cada dos años.

De nuestra experiencia sabemos que la auditoria debería llevar a cabo alguien ajeno a la organización para no introducir un sesgo en el análisis. Eso no quiere decir en ningún caso que desautoriza su equipo de comunicación. Ellos serían los primeros beneficiados por la auditoría ya que su trabajo se pondrá en valor y se les ayudará en la definición de nuevos mensajes y en la selección de canales adecuados.

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Artículo de HansABoeck publicado en https://www.lawyerpress.com/2022/09/20/auditoria-de-comunicacion-externa/

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