<<Abstract: la importancia de saber qué personas, ya sean o no jurídicas, están afectadas por la actividad de una Organización es una cuestión que no puede pasarse por alto; empleados, proveedores, accionistas, socios de negocio, clientes…Sociedad en general. El futuro de las empresas está en sus manos. El objetivo de este artículo ha sido centrarse en una parte de las llamadas “interesadas” que no se menciona explícitamente en la norma UNE-ISO 37301, pero que sin duda sí se halla presente en la mente de quienes conocen la empresa, sobre todo la familiar. El debate está servido, pues su presencia en la función de Compliance, desde nuestro punto de vista, es del todo incuestionable.>>
Palabras clave: parte interesada, grupo familiar, Compliance, afección, empresa familiar,
María Victoria Carabias Huete – Consultora en Compliance y abogada
Juan Llatas Serrano – Consultor en Compliance y abogado
Carlos Tauroni Carrera- Consultor en Compliance y abogado
INDICE
introducción: Breve presentación de la norma UNE-ISO 37301.
Definición de Grupo Familiar desde el punto de vista de la Empresa Familiar.
Definición de Partes Interesadas en la UNE-ISO 37301.
Consideración del Grupo Familiar como Parte Interesada en la UNE-ISO 37301:
a) ¿Es posible esta consideración?
b) ¿Cómo influye el Grupo Familiar en la Empresa Familiar?
c) Análisis de la definición de Parte Interesada en la UNE-ISO 37301 desde el punto de vista de la Empresa Familiar y en concreto desde el punto de vista del Grupo Familiar.
5. ¿Qué otros grupos podrían considerarse Parte Interesada en el ámbito de una Empresa Familiar, distinto del Grupo Familiar?
6. Norma UNE-ISO 37301: Comunicación: en este punto se dice que la organización debe asegurar que las opiniones de las partes interesadas se consideran al establecer los procesos de comunicación. ¿Cómo se articularía esto en la Empresa Familiar?
Introducción: Breve presentación de la UNE-ISO 37301
Cuántas veces oímos hablar de si los terceros implicados, los terceros afectados, los terceros perjudicados, los terceros…pero ¿y los principales? ¿Alguien se acuerda de ellos? ¿O solamente tienen que dedicar sus esfuerzos a satisfacer a los terceros?
Esta introducción no nos dirige a una discusión “controvertida”, ni mucho menos reivindicativa, por decirlo de forma algo “hostil”, que no lo es. Menos aún si el fondo de la cuestión va a tratar de intereses de distintos ámbitos, incluido el interés del bienestar social.
Preguntarse hoy en día si realmente tienen interés las partes “interesadas” en una Organización, está fuera de toda duda: ¡¡por supuesto que sí!! O es que resulta que una empresa, cuando desarrolla un producto, no está pensando más que en ella misma, y no en cómo va a triunfar su producto en el entorno global.
Si nos traemos la cuestión al mundo del Compliance, enseguida, quienes estamos inmersos en dicho hábitat, nos transportamos a las partes que tienen algún interés en la Organización con la que interactúan en mayor o menor medida. Y no nos falta razón, claro está. Son muchas las terceras partes que conviven con una Organización, ya sea empresarial, estatal, fundación, asociación, etc., y que tienen muchas necesidades en torno a la misma. Estas necesidades pueden ir desde una supervivencia económica derivada de una prestación de servicios (como por ejemplo un proveedor) hasta un servicio a prestar a la sociedad civil en su conjunto (como pueden ser los ciudadanos), pasando inevitablemente por los derechos y obligaciones que se establecen con las personas trabajadoras de tales Organizaciones. Y así, otras muchas más necesidades.
Encontramos infinidad de publicaciones, normas, guías, estudios…que hablan de las partes interesadas, cuáles son sus objetivos, qué esperan de la Organización con la que interactúan, que derechos tienen sobre aquella, si tienen alguna opción de control o supervisión de la misma. Incluso, iríamos algo más lejos. Las terceras partes tienen, igualmente, responsabilidad a su vez sobre sus propias “terceras partes”, lo que podría conllevar, o conlleva, más “terceras partes” en juego.
Mucho se ha escrito, y continúa escribiéndose, sobre esta cuestión. Una norma que ha surgido no hace mucho, la UNE-ISO 37301, no se olvida, como no podía ser de otro modo dada la homogeneidad de la tipología de normativa a la que pertenece, de las partes interesadas. Cualquier Organización que se precie de serlo, no puede pasar por alto ocuparse – y preocuparse – de las terceras partes, de sus intereses, de las expectativas que tienen de la Organización que les impacta, pues no debemos pasar por alto que una tercera parte de cualquier Organización podemos ser cualquiera de nosotros. Este sería el último argumento a esgrimir en el caso de que alguien no prestase atención debida a las terceras partes, lo que en caso de suceder nos indicaría que el Compliance, en su Organización, “brillaría por su ausencia”.
La onda expansiva que una actuación o decisión pudiera ocasionar a un tercero tiene mayor alcance de lo que cabe imaginar en un principio. Por todo ello, el Compliance, el Compliance Officer de cualquier Organización, como defensor de esas terceras partes interesadas, debe estar presente en tantos foros como sea necesario para contribuir a una mayor garantía de cara a poner en marcha alguna iniciativa.
Y es en este marco de “riesgo” donde encontramos multitud de partes consideradas “interesadas”, tal y como describe, no exhaustivamente, la norma UNE-ISO 37301:2021.[1]
Y no siendo una descripción exhaustiva, nos parece de interés traer aquí a un órgano de gran importancia y de un tipo de Organización concreta, que es la base principal del tejido empresarial de España. Nos estamos refiriendo a la empresa familiar, y dentro de ella al Consejo de familia.
No vamos a desmenuzar al microscopio, meticulosamente, las partes interesadas que dicho órgano puede llegar a contener en sí mismo, ya que no es la razón de este artículo. Pero sí vamos a proponer diversos argumentos que puedan derribar teorías contrarias al hecho de que sí es una parte interesada.
Definición de Grupo Familiar desde el punto de vista de la Empresa Familiar
Una de las acepciones de la RAE para “grupo” es la “pluralidad de seres o cosas que forman un conjunto, material o mentalmente considerado”. Y “familiar” lo define como “perteneciente o relativo a la familia”.
Por lo tanto, el GRUPO FAMILIAR, se puede entender, como el conjunto de personas que pertenecen a una familia.
Desde el punto de vista de la Empresa Familiar, el GRUPO FAMILIAR, puede ser considerado, más allá, de la definición antes expuesta, como “el conjunto de personas que, perteneciendo a una misma familia, tiene también intereses comunes, no solo en la familia, sino también en la empresa familiar”
Definición de Partes Interesadas en la UNE-ISO 37301.
Las PARTES INTERESADAS constituyen un elemento relevante de la UNE-ISO 37301.
La UNE-ISO menciona el término “partes interesadas” en su exposición de motivos o Introducción (apartado 0), en sus términos y definiciones (apartado 3.2), y en distintos apartados de la norma y de su Anexo informativo.[2]
Es definida (apartado 3.2) parte interesada como persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
Y reconoce que las partes interesadas, para una adecuada implementación de la cultura de cumplimiento y como factor que contribuye al éxito, a la sostenibilidad y perdurabilidad de la organización en el tiempo tienen necesidades y expectativas que deben ser escuchadas, consideradas y tenidas en cuenta.
Y que el Compliance como proceso o conjunto de procesos, proporciona distintos beneficios a la organización[3], entre los que se encuentra la consideración de las expectativas e intereses de dichas “partes”.
Desde un punto de vista “subjetivo”, PARTES INTERESADAS pueden ser tanto personas físicas como organizaciones[4].
Desde el punto de vista de la Empresa Familiar, el GRUPO FAMILIAR, puede ser considerado, más allá, de la definición antes expuesta, como “el conjunto de personas que, perteneciendo a una misma familia, tiene también intereses comunes, no solo en la familia, sino también en la empresa familiar”.
La nota característica de ser parte “interesada”, necesariamente asociada a que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad, precisa ser reconocida y aceptada por la “organización”[5], formando parte del sistema de gestión de Compliance en los términos que se exponen en la UNE-ISO.
Una vez reconocida tal condición:
A.- Las partes INTERESADAS tendrán acceso a la política de compliance y el derecho a ser “escuchadas” (comunicar sus inquietudes, opiniones y quejas).
B.- La organización tendrá la obligación de comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas[6], asegurarse que las opiniones de las partes interesadas se tienen en cuenta al establecer los procesos de comunicación y a responder a las comunicaciones pertinentes y a incorporar en los procesos de revisión las modificaciones que se produzcan en dichas necesidades y expectativas[7].
La UNE-ISO 37301 incorpora otro término, el de “TERCERAS PARTES” (3.30), que en determinados supuestos puede converger con las PARTES INTERESADAS.
Si tuviéramos que establecer una diferencia entre ambos términos, indicaríamos que las “partes interesadas” pueden ser “terceros” o “no” (externos o internos[8]) y que las “terceras partes”, pueden ser conceptuadas por la organización como “interesadas” o “no”.
En la práctica, no es fácil deslindar o establecer dicha diferencia, pues podrían existir “terceras partes” (por ejemplo, socios comerciales, proveedores, …), que aun siendo “independientes” de la organización, pudieran tener también la consideración de partes “interesadas” en la medida que se considerara que puedan verse afectadas por las decisiones que se adopten o por determinados aspectos del sistema de gestión de Compliance.
Por TERCERAS PARTES, parece entenderse a los socios de negocio[9] y a quienes mantienen relaciones comerciales con la organización.
Además, la norma utiliza el término TERCERAS PARTES para identificar a personas que no forman parte de la organización pero que realizan total o parcialmente funciones externalizadas[10] y que, en el ejercicio de una adecuada diligencia, deberían estar sujetas a determinados controles[11].
Consideración del Grupo Familiar como Parte Interesada en la UNE-ISO 37301:
La UNE-ISO 37301 recoge la siguiente definición de “Parte Interesada” (punto 3.2 de la Norma): “Persona u organización, que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad.”
Teniendo en cuenta el literal de la anterior definición, a priori, podríamos encajar al “Grupo Familiar” como una persona o personas, que pueden afectar, verse afectadas o percibirse como afectadas por una decisión o actividad.
La Empresa Familiar, no deja de ser evidentemente, una Empresa, pero con la especial característica de estar compuesta, en su porcentaje mayoritario o de control, por una Familia Empresaria. Familia cuyos miembros, desempeñan en muchas ocasiones labores de alta dirección, y que, por lo tanto, son los encargados de la toma de decisiones, en ocasiones, críticas o fundamentales para la Empresa. En este sentido, se plasma que, en términos generales, y sin entrar analizar los pormenores de una empresa en concreto, esa toma de decisiones de miembros de la Familia, que a la vez son miembros de la Empresa con puestos de responsabilidad y dirección, inciden de una manera directa y decisiva en ocasiones, en la toma de decisiones y de actividades. Por lo tanto, como conjunto o grupo, el Familiar, puede considerarse como una Parte Interesada, a los efectos de lo dispuesto en la UNE ISO 37301.
Pero, a esta Parte Interesada que puede ser el GRUPO FAMILIAR, ¿cabe darle el mismo tratamiento que a cualquier otra parte interesada? ¿Es equiparable, por ejemplo, con cualquier otra parte interesada interna, como la dirección, los empleados o el órgano de gobierno?
Para contestar a esto hay que analizar sucintamente, la habitual composición de una Empresa Familiar, en cada una de sus principales etapas:
PRIMERA ETAPA (Fundador- 1ª generación- Emprendedora):
En esta etapa, se suele concentrar en el Fundador las principales tareas de la empresa, en lo relativo a organización, dirección y toma de decisiones. En esta etapa, un tanto autarca, el concepto de Grupo Familiar, no tiene tanto peso, como en las etapas sucesivas, puesto que, como indicamos, el Grupo Familiar, casi se ve reducido en la práctica, a la persona fundadora.
SEGUNDA ETAPA (Los hermanos- 2ª generación- Profesionalizada):
En esta segunda etapa, se incorporan los hijos de la persona fundadora, con lo que, podemos empezar a vislumbrar un Grupo, donde antes había cierta individualidad del emprendedor en primera generación. En esta etapa, con la presencia de más miembros de la Familia, involucrados en diferentes aspectos y roles de la Empresa Familiar, se hace más evidente, la presencia de un Grupo Familiar como tal que, estará tanto en puestos de dirección, o como miembros del accionariado, o incluso en ocasiones también como empleados. Esa pertenencia a determinados ámbitos del engranaje de la empresa, a la vez que su pertenencia a la Familia Empresaria es lo que puede llevarnos a afirmar que, el Grupo Familiar así entendido, puede considerarse, al menos a partir de la Segunda Etapa de la Empresa Familiar, como Parte Interesada, a los efectos de la UNE ISO 37301.
TERCERA ETAPA (Los primos- 3ª generación y siguientes-Estructurada):
En esta tercera etapa, al igual que en la anterior, continúan incorporándose miembros de la Familia en la Empresa, y al igual que en la segunda etapa, ocuparán diferentes puestos dentro de la organización de la empresa, pese a que se encuentre más profesionalizada y estructurada. De nuevo la pertenencia tanto al engranaje de la empresa, como su pertenencia a la Familia, nos lleva a afirmar que el Grupo Familiar puede considerarse como Parte Interesada a los efectos de la UNE ISO 37301.
Qué otros grupos podrían considerarse Parte Interesada en el ámbito de una Empresa Familiar, distinto del Grupo Familiar
En nuestra opinión, el resto de “grupos” (sean personas físicas, jurídicas u organizaciones), que pueden reputarse como partes interesadas, a título de ejemplo, están descritos en el Anexo, apartado A.4.2, en donde la norma distingue entre grupos “externos” (gobiernos, regulador, clientes, contratistas, proveedores, terceras partes intermediarias, propietarias, accionistas e inversores, sociedad, grupos de la comunidad…, e “internos” (órgano de gobierno, dirección, empleados y funciones internas (gestión del riesgo, el control interno, la auditoría interna, los recursos humanos, etc.).
Consideramos “complicado” identificar, con carácter general (es decir, para cualquier tipo de empresa familiar), “otro grupo” distinto del “Grupo Familiar” (que en otros apartados identifica como Consejo de Familia, Asamblea de Familiares, etc.), por ser una Empresa Familiar.
Cuestión distinta es que no haya Consejo de Familia o que haya varios Consejos de Familia por existir varias ramas familiares y no estar agrupadas todas ellas en unos solos órganos (que doctrinalmente son considerados en sentido “amplio” y no técnico, por la falta o carencia de personificación de “la familia”, en este supuesto, en el que los intereses no estén alineados (aunque sea vía pactos obligacionales), o representados por un solo órgano, que represente dichos intereses colectivos, habrá tantos grupos de interés como personas físicas o como ramas familiares, siempre que así lo considere la empresa, atendiendo a la nota característica de la afectación.
Podríamos pensar, como posible ejemplo, en la existencia de una Fundación creada por los familiares, que estuviera arraigada en la zona geográfica donde se ubique y/o desarrolle su actividad “la empresa”, cuyos promotores y/o patronos, tengan la condición de tales, por ser parte dominical de la empresa, o porque la propia fundación haya nacido al amparo o como iniciativa de la Empresa Familiar.
A modo de reflexión, podría apuntarse que mientras los intereses no estén “alineados” o “representados” bajo un solo órgano (cuya naturaleza no sería “legal”, pero que podría ser fruto de un protocolo familiar y de pactos privados de naturaleza “obligacional”, y que a su vez, hayan manifestado, concretado y descrito cuáles son sus fines, valores y misión de índole no sólo mercantil / económica, sino cultural, emocional, de valores de pervivencia de la empresa o simplemente de notas características que han identificado a la empresa desde sus orígenes y que se quiere que se mantenga y perdure), habrá tantas “partes interesadas” que sean “familiares”, como “personas” individualmente consideradas.
Por ejemplo, y dependiendo de cómo se tenga articulada la entrada en la Empresa familiar de miembros pertenecientes a la Familia (tanto consanguíneos como afines), podrían darse situaciones de ciertas “Partes Interesadas Sobrevenidas”. Por ejemplo, un miembro de segunda generación, casado en separación de bienes, fallece dejando descendencia menor de edad. El cónyuge supérstite (que no es miembro de la familia empresaria como tal), se convierte en único tutor legal del menor, que hereda la parte de la empresa de su padre o madre fallecido. Ese tutor legal, comenzará a tener cierta opinión en defensa del patrimonio de su hijo menor de edad, por lo que podría considerarse un posible Parte Interesada “Sobrevenida”.
6) Norma UNE -ISO 37301 en su apartado 7.4.- Comunicación: en este punto se dice que la organización debe asegurar que las opiniones de las partes interesadas se consideran al establecer los procesos de comunicación. ¿Cómo se articularía esto en la Empresa Familiar?
Teniendo en cuenta las consideraciones recogidas a lo largo de este artículo, podríamos contestar a esta pregunta señalando aquellas pautas o circunstancias que, ayudarían a articular los procesos de comunicación en la empresa familiar:
El “grupo familiar” es conceptuado por la organización como “parte interesada”.
Como parte “interesada”, tiene derecho o acceso a la/s política/s de Compliance.
Como parte “interesada”, también, tiene derecho a ser oído, a considerar sus expectativas e intereses y a poder entablar comunicación con la “empresa”.
Deben establecerse “canales” (como), “interlocutores” (quien), y cuestiones objeto de comunicación (“que”), para lo cual, volvemos a la premisa o punto de partida de precisar que la empresa: (i) conozca la misión, visión y valores del Grupo Familiar; (ii) establezca (conocimiento por parte del grupo familiar), QUE
ASPECTOS del sistema de “gestión de Compliance” y decisiones al respecto
PUEDEN afectarle (según la definición afectarle, verse afectada o percibirse “como” afectada.
Por último, regular CUÁNDO (o en qué supuestos o circunstancias), la empresa debe “comunicar” al Grupo Familiar las decisiones que ADOPTA o que va a adoptar respecto a estas cuestiones, y CUÁNDO el “grupo familiar” podrá “trasladar” sus inquietudes a la empresa familiar y CONCRETAR a qué persona u órgano de la empresa familiar podría comunicar todo lo anterior y a su vez, CUÁL será la naturaleza de dichas “comunicaciones” (habría que establecer algún tipo de interconexión entre el código ético, las políticas de la empresa y los “valores” y “expectativas” del Grupo Familiar), (vinculante, NO vinculante, “se procurará, …), y QUÉ hará la organización de la empresa familiar con dicha comunicación.
[1] Anexo A.4.2 ISO 37301:2021
[2] Contexto de la organización (4.1 y 4.2), con la política de Compliance (5), la comunicación (7.4), revisión del sistema (9.3), y en el Anexo informativo o Guía para el uso de la norma relacionados con el contexto de la organización, la comprensión de las necesidades y expectativas de dichas partes interesadas (A.4.2), liderazgo (A.5.3.2), procesos de investigación (8.4), o fuentes de opinión sobre el desempeño del Compliance (A.9.1.2).
[3] Mejorar oportunidades de negocio, proteger y mejorar la reputación y la credibilidad de una organización, demostrar el compromiso de la organización con la gestión de sus riesgos de Compliance, aumentar la confianza de terceras partes en la capacidad de la organización para lograr un éxito sostenido y minimizar el riesgo de que se produzca una infracción que conlleve costos y daños en la reputación.
[4] Surge la reflexión de si instituciones como el Consejo de Familia o la Asamblea o Junta de familiares tienen personalidad a los efectos de poder ser consideradas como “partes interesadas”.
[5] El apartado 4.2 de la UNE ISO, hace expresa referencia que, para ser consideradas partes interesadas, deben cumplir determinados requisitos y la organización debe determinar cuáles se abordarán en el sistema de gestión de Compliance.
[6] Las organizaciones deberían establecer una comprensión de las necesidades y expectativas de las personas u organizaciones que pueden afectar, verse afectadas o percibirse como afectadas por el sistema de gestión del Compliance.
Algunas son obligatorias porque se han incorporado a los requisitos formales, como leyes, reglamentos, permisos y licencias y acciones gubernamentales o judiciales. Puede haber otros requisitos formales que no están incluidos aquí y que se apliquen.
Otras necesidades y expectativas de una parte interesada se convierten en obligaciones cuando se especifican y la organización decide adoptarlas voluntariamente al formalizar un acuerdo o contrato. Una vez que la organización ha decidido sobre ellas, se convierten en obligaciones de Compliance.
[7] Apartados 9.3.2 y 9.1.2 de la UNE-ISO 37301
[8] “órgano de gobierno, dirección, empleados, funciones internas (gestión del riesgo, el control interno, la auditoría interna, los recursos humanos)”
[9] Teniendo en cuenta la nota 1 a la definición 3.30)
[10] Cuando se contrate externamente, las organizaciones deberían considerar no asignar la totalidad de la función de Compliance a terceras PARTES, incluso si contrata externamente parte de la función, debería considerar mantener la autoridad sobre ella y vigilar esas funciones. En caso de uso de procesos de terceras partes o de contratación externa de actividades de la organización debería llevar a cabo una debida diligencia eficaz para asegurar que sus estándares y compromisos con el Compliance no se rebajan. Un ejemplo de terceras partes podría estar relacionado con el suministro de productos y servicios y la distribución de productos. La organización debería asegurar que los acuerdos a nivel de servicio (SLAs, por sus siglas en inglés), adecuado que especifican las obligaciones de Compliance para el proveedor de servicio se formalizan. Utilizar terceras partes certificadas.
[11] A.5.3.2. LIDERAZGO. Función Compliance: Cuando se contrate externamente, las organizaciones deberían considerar no asignar la totalidad de la función de Compliance a terceras PARTES, incluso si contrata externamente parte de la función, debería considerar mantener la autoridad sobre ella y vigilar esas funciones. En caso de uso de procesos de terceras partes o de contratación externa de actividades de la organización debería llevar a cabo una debida diligencia eficaz para asegurar que sus estándares y compromisos con el Compliance no se rebajan. Un ejemplo de terceras partes podría estar relacionado con el suministro de productos y servicios y la distribución de productos. La organización debería asegurar que los acuerdos a nivel de servicio (SLAs, por sus siglas en inglés), adecuado que especifican las obligaciones de Compliance para el proveedor de servicio se formalizan. Utilizar terceras partes certificadas
La entrada Grupo familiar y partes interesadas en la une-iso 37301 sistemas de gestion de compliance se publicó primero en Asociación Española de Compliance.
