Hoy entrevistamos a la Directora de la FUNDACIÓN PRODIS, Almudena Escrivá de Romaní, quien nos cuenta cómo ha sido la labor de establecer de medidas de protección contra el Covid19 en su organización, dedicada al desarrollo personal y la inclusión laboral de las personas con discapacidad intelectual. Un trabajo que les ha permitido superar la auditoría independiente de Cámara Certifica y que ahora pueden avalar mediante el Sello Protocolos contra Covid19.
Almudena. Felicidades por la obtención del sello en Protocolos contra Covid 19.
Suponemos que éste hito, habrá sido un paso más en vuestra preocupación por proteger de la mejor manera posible a las personas con las que desarrolláis vuestra actividad, pero ¿en qué momento comenzasteis a diseñar las medidas de protección?
Comenzamos a diseñar las medidas de protección dos semanas antes del Estado de Alarma gracias a la Directora de Programas Formativos y de Calidad, que, en un momento dado, y siguiendo día a día las noticias que llegaban de Italia y la preocupación que todos teníamos nos traslada que han preparado un protocolo de actuación en caso de que sea necesario trabajar desde casa a causa de la Covid-19.
En ese momento comenzamos a restringir las visitas, se cancelan los eventos en la Institución y el profesional responsable de Tecnología de la Información, que ha sido vital en este proceso, se pone en marcha para que todos los profesionales podamos estar preparados para teletrabajar.
Asimismo, se informa a las más de 400 familias de los jóvenes que están en los diferentes programas y servicios de la Fundación y a todo el personal, de las medidas que se van a adoptar.
Gracias a esta anticipación, el 11 de marzo todos los profesionales dejamos de asistir a la Sede y comenzamos a teletrabajar en nuestras casas con muchísimo esfuerzo. Los Programas Formativos y los servicios habían ido, esos días previos, organizando y gestionando todo lo necesario para poner la maquinaria en marcha y dar continuidad en formato online. Prioridad absoluta, proteger la salud de todos.
Dentro del diseño e implantación de esas medidas, ¿en qué os basasteis para elaborarlas?
Para el diseño de las medias y su posterior implantación se creó un equipo Covid, formado por patronos, profesionales de diferentes programa y servicios y voluntarios. Recogíamos y poníamos en común información de protocolos de seguridad de otras empresas o entidades, asistíamos a Webinar informativos, seguíamos las medidas que se iban tomado en Wuhan y estábamos permanentemente alertas a la información que trasladaban los organismos gubernamentales, la OMS y Sanidad. Teníamos muy presente en todo momento la vulnerabilidad de las personas que atendemos y las necesidades que ellos tienen.
¿Cuáles fueron los principales obstáculos?
La relevancia del apoyo y presencialidad para nuestros usuarios, la adaptación al formato online de personal y de todos los programas de formación y apoyo y la falta de recursos económicos para afrontar estos cambios.
Además de la gran incertidumbre que sufríamos todos y la incesante y cambiante información, el primer gran obstáculo fue que nosotros trabajamos para personas que necesitan apoyo, y el contacto y la presencialidad son importantísimos.
Había que desmenuzar paso a paso, como si fueran fotogramas, todos los detalles de un día en Prodis para poder preparar los tiempos, espacios y movimiento y pensar cómo serían las actividades para el momento en que pudiésemos volver. Ello conllevaba, además de adaptar al 100% la sede e informar y formar a los profesionales que trabajan en atención directa con estos jóvenes y al resto de profesionales.
Además, lógicamente somos una entidad que no estaba digitalmente preparada, nos encontrábamos en medio de una transformación digital que nos iba a ayudar a trabajar de una forma más eficiente y en ese momento llegó la pandemia y, la gran brecha digital por una razón u otra con muchos de estos jóvenes para la continuidad de las actividades en formato on line suponía un gran reto.
Y por supuesto, el factor económico, puesto que el desembolso para hacer de la Fundación el espacio más seguro posible requería de una partida económica, no contemplada en presupuesto, que día a día aumentaba.
¿Os ha ayudado vuestra experiencia en otros sistemas de gestión que ya poseéis como ISO 9000, ISO 14001, ISO 27001?
Indudablemente, creemos que el hecho de trabajar dentro de la exigencia de unos sistemas de calidad y lo que ello requiere, trabajar por procesos dentro de la organización hace que la gestión de la entidad se haga de manera más eficiente, tanto de forma individual, por equipos como transversal. Indudablemente, fue de una gran ayuda en la preparación de la certificación la experiencia previa y el estar acostumbrados nos ayudó a que nos pudiésemos preparar más rápidamente.
¿En qué momento decidís que no sólo vais a implantar esas medidas, sino que además vais a certificarlas y porqué tomasteis esa decisión?
Cuando estábamos elaborando los planes y las medidas para reflejarlo en el protocolo general de seguridad, tuvimos la inmensa fortuna de que Cushman &Wakefield, de forma probono nos puso un equipo a nuestra disposición para ayudarnos en este proceso que fue importantísimo para seguir avanzando. Además, asistimos al Webinar de Cámara Certifica de Protocolos Covid que nos pareció interesantísimo porque abarcaba los cuatro frentes en los que no podíamos dejar un detalle fuera. Ya habíamos avanzado mucho así que era importante por responsabilidad seguir adelante.
¿Podrías destacar un par de aspectos positivos de la auditoría?
En primer lugar, te hace reflexionar y ver un mapa 360º de dónde estás, que vas a necesitar, qué carencias puedes tener, qué situaciones que no contemplabas se pueden dar y cómo deberías actuar. En segundo lugar, si todo ello lo tienes contemplado y recogido en procesos es infinitamente más sencillo y tu capacidad de reacción sin duda es más ágil, el auditor nos ayudó mucho.
Cuando hablamos de la certificación, me dijiste que esperabas que no tuvierais que pasar de nuevo por ella. Esto significaría que la pandemia había finalizado y que esta situación en general, había llegado a su fin. ¿Crees que estáis mejor preparados para esta prórroga que se está tomando el virus en nuestras vidas?
Creo que si. Honradamente pasar esta certificación nos ha ayudado, en primer lugar, a ser conscientes de que, en tu entorno profesional, como parte de tu misión y el compromiso que has adquirido con las personas que atiendes y sus familias has puesto todo de tu parte para hacerlo lo mejor posible.
Todos los profesionales han vivido y participado de forma muy activa y asumen como parte de la rutina del trabajo y responsabilidad de cada uno el cumplir y seguir las medidas adoptadas.
Es responsabilidad de cada uno minimizar los riesgos individuales y no poner en riesgo a sus compañeros. Sin duda nos ha preparado para abordar este otoño y nos ayuda en el día a día a para seguir trabajando. También, el que haya un profesional responsable de Covid nos facilita mucho el trabajo a los profesionales puesto que canalizar las situaciones e incidencias que se puedan dar a lo largo del día a una persona preparada facilita las soluciones.
¿Te parece que ha sido en general, una buena experiencia? ¿Desde tu experiencia animarías a otras organizaciones a dar el paso?
Francamente creo que sí ha sido una buena experiencia, a pesar del momento tan complicado de gestionar que nos ha tocado a todos y que esto es un plus en el trabajo diario, sin embargo, es absolutamente necesario, en estos momentos, para seguir trabajando. Me quedo con que todos lo hemos vivido de forma positiva, porque trabajamos para mejora la vida de las personas.
Nos está ayudando a desempeñar el trabajo de forma correcta y saber que, si algo ocurre, porque no nos podemos olvidar que estamos en pandemia y el riesgo 0 no existe, están los protocolos preparados, y los planes de contingencia listos para ponerse en marcha y que hay una organización detrás para apoyar todo el proceso.
Yo animaría a otras entidades a dar el paso, es una nueva forma de trabajar que nos ha tocado a todos y sinceramente creo que es obligación y responsabilidad de las organizaciones tomar toda las mediad necesarias para preservar la salud y seguridad de los más valioso que tiene cualquier empresa: las personas.
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