Descripción del caso de uso
Los abogados constantemente estamos generando documentos legales: contratos, requerimientos, acuerdos, demandas, contestaciones, recursos, impugnaciones, alegaciones, escritos de trámite, informes, y así podría seguir enumerando muchos más.
Para la mayoría de ellos, solemos recurrir a modelos previamente definidos para casuísticas concretas que tenemos ya preparados y guardados. Lo habitual es que una vez redactamos un documento que sabemos que es probable que debamos volver a articularlo de forma similar para futuros asuntos, lo archivemos configurado a modo de plantilla, dejando en blanco los huecos para los datos personales y resto de detalles del asunto.
De este modo, cada vez que lo precisemos, lo rescataremos para simplemente volcar la información del nuevo asunto en cuestión. Esta metodología, nos ayuda a ser más eficientes, posibilitándonos reutilizar contenidos ya trabajados.
Sin embargo, la realidad es que cada nuevo asunto que nos llega suele diferir en algo del anterior para el que ya redactamos dicho documento, y los modelos no siempre nos encajan al 100%.
Por lo que la práctica habitual es que terminemos redactando un surtido de párrafos adicionales o anexos, que iremos añadiendo o no, según la casuística concreta del asunto, a la plantilla del documento en la que estemos trabajando.
Así, por ejemplo, si trabajo en el área jurídica de una inmobiliaria, o si en nuestro despacho, de forma habitual debemos articular contratos de arrendamiento para uno de nuestros clientes que gestiona una pequeña cartera de inmuebles que explota en alquiler, tanto en un caso como en otro, contaremos con modelos de contratos de arrendamiento para uso de vivienda, pero también para el de uso distinto de vivienda.
Y también contaremos con un compendio de cláusulas y textos adicionales, para adicionar o eliminar, en función del supuesto de hecho concreto que queramos regular en atención a lo acordado libremente por las partes, como pueda ser una garantía adicional mediante aval, que complemente la fianza legal; que la vivienda se alquile amueblada exigiéndose referir en Anexo el inventario de bienes, o no; o que se pacte la conmutación de determinados meses de renta, por asumir el arrendatario determinadas reparaciones en el inmueble.
Problema que tratamos de resolver
Esta multitud de variables y casuísticas implica que difícilmente podamos tener modelos predefinidos de antemano para cada una de ellas, por lo que tendremos una plantilla estándar o base, sobre la que luego vayamos añadiendo texto, párrafos o clausulados. Los añadidos, podrán ser de nueva redacción, por no habérsenos dado el caso con anterioridad, o que reaprovechemos párrafos ya incluidos en otros documentos previamente redactados para otros asuntos.
Si queremos reaprovechar un texto ya redactado, es habitual que nos acordemos de haber articulado un texto similar a lo que precisamos, pero más complicado es que recordemos el documento concreto o el asunto para el que lo trabajamos.
Lo que exige que invirtamos un precioso tiempo en buscar y localizar el expediente en el que tengamos archivado el documento con el texto en cuestión, para luego localizar el párrafo que necesitamos, seleccionarlo, copiarlo y pegarlo en la plantilla estándar o base sobre la que estemos trabajando.
Tanto es así el tiempo que en ocasiones debemos invertir, que al final tardamos mucho menos volviendo a redactar el texto, que seguir buscando en el maremágnum que a veces es nuestro archivo documental.
Y todos sabemos que volver a redactar o rehacer lo ya redactado o hecho una vez, no es una práctica de lo más eficiente.
Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea
Hoy en día tenemos a nuestra disposición sistemas para automatizar, a medida y de forma inteligente inteligente, la generación de documentos legales para adaptarlas a las particularidades del nuevo asunto.
Funciona a modo de repositorio o biblioteca donde almacenar de forma ordenada plantillas de documentos, contratos, escritos, demandas, contestaciones, acuerdos, requerimientos, además de articulados, textos o clausulados, con los que el sistema generará el documento final. De manera que sobre una plantilla base o estándar, tenemos la posibilidad de anexar distintos tipos de textos, según precisemos.
Será tan simple como rellenar un cuestionario, y el sistema irá modulando el documento final que requerimos, añadiendo párrafos y clausulados. A través de las respuesta que da el usuario a una serie de preguntas, el sistema configura el documento final.
Si este sistema, está además, integrado en nuestro software de gestión, posibilitará también el auto rellenado en el documento de forma completamente automatizada, de la información y datos que requiera del asunto, como pueda ser nombre y apellidos o razón social de las partes, domicilio, DNI/CIF, datos de representación, etc.
Así, retomando el ejemplo del borrador de contrato de arrendamiento, el sistema nos preguntará si es para vivienda o distinto de vivienda, para modular el articulado según corresponda, si exige aval como garantía adicional, si se arrienda amueblada o no, etc. Y así, conforme vayamos indicando, generará el borrador final del contrato, con toda la información y datos del asunto, que podremos, además, ir previsualizando.
Este sistema nos ayuda a minimizar errores manuales, tan frecuentes cuando copiamos y pegamos, permitiéndonos, además, reutilizar nuestro conocimiento de forma eficaz y eficiente.
Y con cada nuevo párrafo que debamos articular, por no habérsenos dado con anterioridad la casuística, en vez dejarlo perdido entre un sinfín de documentos, carpetas y expedientes, podremos dejarlo ya añadido a nuestro repositorio o biblioteca de párrafos legales, para que podamos reutilizarlo fácilmente la próxima vez que lo necesitemos.
Este tipo de soluciones es además muy útil en los casos de cambios regulatorios y normativos que exija la adaptación de las plantillas que ya tuviéramos predefinidas. Ya no será necesario actualizar de forma manual todos los modelos tengamos archivados. Bastará con actualizar y modificar el párrafo concreto en nuestra biblioteca, y el sistema se encargará de hacerlo extensible de forma automática a todas las plantillas en las que estuviera incluido.
También los son, cuando hay que modificar clausulados en contratos por cambios estratégicos en una organización o compañía, como pueda ser la estrategia de venta, que suele ser un auténtico quebradero de cabeza para las asesorías jurídicas a la hora de adaptar todos los contratos. Con este sistema será tan sencillo como sustituir el clausulado que deba ser adaptado en la biblioteca, para que se haga efectivo de forma automática en todos los modelos o plantillas de contratos y documentos, olvidándonos del copia y pega manual, que tantos errores arrastra.
Funcionalidades involucradas
Podemos encontrar en el mercado diversas soluciones en este sentido a distintos niveles: bien integrado como una funcionalidad más de nuestro software de gestión, como módulo independiente pero integrable, o sin posibilidad de integración. Y todos ellos, nos serán de gran ayuda, sin bien es cierto, cuanto mayor sea la integración que posibilite con la información de nuestros asuntos, mayores eficiencias nos procuraran.
Enlaces recomendados
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022.
