Descripción del caso de uso
Las tablas Excel son un habitual recurso de nuestro día a día para analizar información y datos.
Dependiendo de los aspectos que tengamos codificados en ellas, podemos extraer valiosa información que nos ayuda en la gestión de nuestros asuntos. Así, podemos saber cuántos asuntos y cuáles estamos gestionando en nuestro despacho, cuántos y cuáles hemos ya finalizado, cuántos y cuáles están archivados o podemos archivar, de cuántos y cuáles podemos emitir factura y por qué importe, cuántos y cuáles están pendiente de pago y a cuánto asciende la cuantía adeudada, de cuántos y cuáles tenemos sentencia, cuántos y cuáles están pendiente de juicio, cuántos y cuáles deben ser impulsados, cuántos y cuáles asuntos están asignados a cada miembro del despacho, con cuántos clientes tenemos cerrada iguala e importes de las mismas, etc.
Estos son simples ejemplos de la información que podemos analizar y extraer, ya que los filtros y cruces de información, nos abren un amplio campo sobre el que trabajar.
Este tipo de análisis, no sólo nos da una visión concreta de cada uno de nuestros expedientes, sino también de la globalidad de nuestra cartera, posibilitándonos tener de forma constante y real, una visión de cómo va nuestro negocio, posibilitándonos decidir próximas acciones, ya sea a bajo nivel, como archivar determinados asuntos porque están ya finalizados, facturados y cobrados, o reclamar el pago a un cliente que aún debe el abono de los honorarios; o a un nivel más alto, ayudándonos a tomar decisiones de carácter estratégico, de gestión o a nivel operativo.
Problema que tratamos de resolver
La práctica más habitual para este tipo de análisis es trabajar con la tabla Excel donde tengamos volcada y actualizada toda la información de nuestros asuntos. Ya sea porque sea nuestro documento habitual de control, o porque en dicho formato, nos descarguemos de nuestro software de gestión, un listado actualizado de toda la información que precisemos de nuestros expedientes.
Sobre dicho listado empezamos a trabajar, realizando filtros a distintos niveles y columnas, para extraer el determinado resultado que estemos buscando, que habrá que repetir con distintos campos y variables para obtener todas las figuras que necesitamos. Así, por ejemplo, podremos listar y saber el total de los expedientes vivos que se están gestionando en el despacho, y cuántos están ya archivados.
Para llegar a determinados resultados, necesitaremos aplicar fórmulas para hacer sumatorios y extraer porcentajes, como, por ejemplo, de los asuntos vivos, confirmar cuántos estén cobrados y por qué importe, y cuántos están pendiente de cobro, por qué cantidad, y qué porcentaje representan los asuntos impagados de la totalidad de los asuntos de nuestra cartera.
Para obtener determinadas figuras, también será necesario en muchas ocasiones configurar tablas dinámicas para analizar y extraer resultados, combinando distintos datos, campos y valores.
En definitiva, esta actividad de análisis puede convertirse en un ejercicio complejo de filtros, fórmulas y creación de tablas dinámicas, proceso que además hay que rehacer y repetir con carácter periódico.
Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea
La IA Generativa puede ayudarnos simplificando bastante este proceso de análisis de información y datos, y de extracción de conclusiones y resultados.
Bastará con subirle la tabla Excel (omitiendo los datos personales y más sensibles de los asuntos, y dejando los campos cualitativos y cuantitativos y que sean necesarios para el ejercicio, como por ejemplo el número de referencia del asunto y número de referencia del cliente, tipo de asunto, estado, estado de cobro de los honorarios; y los cuantitativos, como importe de los honorarios), y simplemente preguntarle.
Tan simple y sencillo como pedirle al sistema algo así como “te voy a pasar un listado con información y datos de una serie de expedientes judiciales y necesitaría, por favor que me indicaras cuántos están en estado PAGADO y cuántos en estado NO PAGADO, indicado en número y porcentajes. Y de los que están pagados, cuál es el importe total pagado para todos ellos (expresando la cifra en importe y porcentaje respecto del total de asuntos incluidos en el listado) y cuántos están en estado NO PAGADO (expresando la cifra en importe y porcentaje respecto del total de asuntos incluidos en el listado)”.
Y el sistema nos devolverá una respuesta del siguiente estilo:
Cantidad de Expedientes Pagados y No Pagados:
En el listado, hay un total de 22 expedientes
De estos, 8 están en estado PAGADO y 14 están en estado NO PAGADO.
Importe Total Pagado:
Sumando los honorarios de los expedientes pagados, tenemos un total de 3,800 (300 + 300 + 300 + 300 + 300 + 300 + 600 + 300 + 300 + 300 + 300 + 300 + 800 + 800 + 800).
Esto representa el 63.33% del total de asuntos incluidos en el listado.
Importe Total No Pagado:
Sumando los honorarios de los expedientes no pagados, tenemos un total de 5,400 (600 + 600 + 600 + 600 + 600 + 600 + 600 + 600 + 300 + 300 + 800 + 800 + 800 + 800).
Esto representa el 90% del total de asuntos incluidos en el listado”.
Y si dejamos guardada la petición, podremos reutilizarla cada vez que necesitemos hacer el ejercicio, sin necesidad de volver a reescribirla. Será tan sencillo como copiar y pegar, y nos olvidaremos de aplicar todos los sucesivos filtros, crear fórmulas y generar las tablas dinámicas que este ejercicio habitualmente nos haya requerido.
Esta es sola una idea, pero puede ser extendida a cualquier necesidad concreta que tengamos en cuanto a extracción y análisis de información y datos de nuestros asuntos o de cualquier otro aspecto de nuestra actividad.
Funcionalidades involucradas
Sistemas de IA Generativa ya tan archiconocidos como Copilot o ChatGPT, entre otros, son los que nos evitaran pelearnos con los filtros y fórmulas de las tablas Excel, y de configurar los valores para extraer los resultados que necesitemos con las tablas dinámicas.
Os dejo abajo la respuesta que me ha dado Copilot cuando he puesto en práctica este caso de uso legaltech.
Enlaces recomendados
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022.
