La transformación digital ha planteado un desafío crítico para las empresas: cumplir la normativa sin comprometer su operativa. Entre la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la próxima regulación europea sobre inteligencia artificial (AI Act), las organizaciones se enfrentan a un marco legal cada vez más exigente. La constante es la trazabilidad: conocer quién accede a cada documento, desde qué dispositivo, cuándo y con qué propósito, ya no es opcional, sino obligatorio.
“Hoy, los reguladores exigen evidencia, trazabilidad y control. No basta con proteger datos; hay que demostrar qué sucede con cada documento durante todo su ciclo de vida”, explica Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, especialista en gestión documental.
El reto ha evolucionado de almacenar información a gobernarla. La nube, el trabajo descentralizado y la inteligencia artificial han multiplicado los puntos de acceso y fuentes de información, generando un entorno complejo donde cada correo, archivo compartido o modelo de IA puede convertirse en un riesgo de incumplimiento.
El AI Act introduce obligaciones inéditas: transparencia en los algoritmos, documentación de datos de entrenamiento y auditoría completa de decisiones automatizadas. Esto convierte a los sistemas de gestión documental en piezas estratégicas para el cumplimiento.
OpenKM propone un modelo integral basado en cinco pilares: trazabilidad completa, control de versiones y retención legal, auditoría y seguridad por diseño, soberanía de datos e integración con inteligencia artificial. Estos elementos permiten a las empresas demostrar, con evidencias tecnológicas, que controlan su información y cumplen la ley.
En un entorno donde la desorganización digital es frecuente, el cumplimiento normativo no solo reduce riesgos, sino que se convierte en ventaja competitiva: aumenta la eficiencia, fortalece la confianza de clientes y auditores, y garantiza que la innovación sea sostenible y legalmente sólida.
