Descripción del caso de uso:
El archivo de las notificaciones judiciales es una tarea primordial en los despachos que tramitan litigios. No sólo porque los pronunciamientos que éstas contengan serán esenciales para el correcto desarrollo y evacuación del pleito, sino porque los requerimientos que incluyan deberán ser atendidos en un plazo concreto y determinado, y para ello, el profesional que gestiona el asunto debe tener la certeza de que los fines y vencimientos, así como señalamientos y comparecencias que recojan, se encuentran correctamente anotados en su agenda.
Desde la perspectiva del letrado, cuando es preceptiva la intervención del procurador, lo habitual es que reciba la notificación por email, debiendo gestionar el correo electrónico que la contenga. Y en los casos en los que no es preceptiva, las notificaciones se descargan desde la propia plataforma judicial por el propio letrado. En el rol del procurador, lo usual es su recepción a través de la descarga directa desde la plataforma judicial.
Y, en cualquier caso, ambos profesionales, deberán gestionarlas de forma escrupulosa, y archivarlas en sus expedientes, agendando los vencimientos y señalamientos que éstas contengan, porque es de todos conocido que una notificación mal archivada supone un serio problema y una auténtica complicación a la hora de atender el vencimiento o señalamiento que afortunadamente haya sido agendado, ya que al no localizarse el documento, difícilmente puede determinarse qué es lo que corresponde evacuar exigiendo invertir un precioso tiempo en encontrarlo. Pero el auténtico drama es cuando ni siquiera se ha agendado el señalamiento o vencimiento que ésta incluyera, ya que su falta de evacuación afectará claramente a la correcta defensa de los intereses de nuestro cliente.
Esto determina que, en cualquier despacho, la tarea de archivar las notificaciones requiera de un meticuloso trabajo, destinándose importante tiempo y recursos. La carga de trabajo que exige el procesamiento y archivo de las notificaciones judiciales puede llegar a ser considerable, debida la importancia que esta tarea tiene en la correcta tramitación del pleito, pero se convierte en abrumadora cuando en el despacho principalmente se tramitan litigios, y más aún cuando se trata de carteras voluminosas o de carácter masivo. Y ello a pesar de tratarse de una tarea de escaso valor, ya que su procesamiento y archivo no requiere del despliegue de una actividad jurídica de gran calado, que sí se exigirá en la evacuación del fin o señalamiento que contenga. No obstante, es una de las tareas o actividades que más esfuerzos de gestión consume, y si bien la tarea de archivar puede aplazarse puntualmente, nunca podrá postergarse la de revisarlas y leerlas, ya que pueden contener algún tipo de requerimiento que exija su inmediata atención, al conceder únicamente uno o dos días para ser evacuado.
Problema que tratamos resolver:
La dinámica de la tarea en sí, suele llevar siempre el mismo patrón de ejecución: apertura del documento, determinar el tipo de resolución de la que se trata (si es una sentencia, un auto despachando ejecución, la admisión a trámite de la demanda presentada emplazando al demandado para contestar, o un requerimiento para aportar algún dato o documento o subsanar algún defecto procesal, por referir algunos ejemplos); localizar la carpeta del expediente al que pertenezca y donde deba ser archivada; extraer el vencimiento o señalamiento que contenga y agendarlo; nombrar el documento y archivarlo en su expediente.
Si no gestionamos muchos litigios y el volumen de notificaciones recibidas no es muy elevado, la tarea no requerirá de grandes esfuerzos, pero en despachos procesalistas, donde el volumen de los asuntos tramitados ya es de cierta envergadura, esta tarea se convierte en pilar esencial de los procesos de gestión internos y unos de los principales flujos de trabajo, que en muchas ocasiones se convierten en verdaderos cuellos de botella.
Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea:
Podemos distinguir entre varios niveles de eficiencia, que van desde agilizar los tiempos de gestión a través de distintas operativas de trabajo hasta automatizar por completo la tarea en sí, existiendo diferentes opciones según sea el modo en el que nos llegue la notificación:
1.- Cuando el procurador nos hace llegar las notificaciones judiciales:
En los asuntos en los que la intervención del procurador es preceptiva, podemos agilizar mucho el procesamiento y archivo, aprovechando el trabajo previo por este realizado.
1.a.- Notificaciones remitidas por email: Partiendo de los correos electrónicos que éste nos remite, podremos automatizar el volcado del contenido, información y datos de la notificación adjunta (tipo de resolución de la que se trate así como señalamiento o vencimientos, entre otros) a través de mecanismos de importación de metadatos de cada uno de los emails recibidos, para lo cual se hace necesario que ambos profesionales utilicen softwares de gestión que posibiliten esta funcionalidad.
Otra opción es con la misma dinámica que ya explicáramos en la entrada anterior de Casos de Uso Legaltech de Derecho Práctico, dedicada al Archivo de emails y sus adjuntos en sus expedientes, de forma sugerida o automatizada.
1.b.- Importación masiva de la información y datos de todas las notificaciones recibidas en el día ya procesada por el procurador: Otra manera de interoperar con el procurador es a través de importaciones masivas, haciéndonos llegar en bloque no sólo las notificaciones en sí recibidas a lo largo de la jornada, si no toda la información y datos vinculados a éstas, de manera que pueda ser volcada en nuestro aplicativo. El sistema es similar al descrito en el apartado anterior, pero permitiendo un tratamiento masivo y en bloque, y no de procesamiento unitario por cada email recibido, por lo que las mejoras de eficiencias, la agilidad en los tiempos de gestión y el incremento de la productividad son mucho más contundentes. Para ello, contar con softwares de gestión que cuenten con esta función es esencial, así como que ambos profesionales cuenten con la misma organización y estructura de datos.
2.- Cuando descargamos directamente las notificaciones judiciales desde la plataforma judicial:
2.a.- Archivo automatizado tras detección automática del expediente al que pertenece la notificación: Algunos softwares de gestión cuentan con potentes funciones que extraen el juzgado y el número de autos de la carátula acreditativa de la notificación de la resolución, lo que posibilita que el sistema directamente lo vincule al asunto al que pertenece, permitiendo el autoarchivo a simple golpe de ratón, acción que además podrá activarse en bloque respecto de todas las notificaciones descargadas y que hayan tenido entrada en nuestro sistema. Restará únicamente determinar de qué tipo de resolución se trata, tarea que podrá verse agilizada con funciones como el OCR si nuestro software de gestión cuenta con dicha solución, y agendar el vencimiento o señalamiento que contenga.
2.b.- Procesamiento completamente automatizado de la notificación: El flujo íntegro de trabajo que exige el procesamiento de la notificación (lectura, categorización, localizar el expediente, renombrar el documento, archivar y agendar el señalamiento y el vencimiento) podrá ser completamente automatizado con tecnología machine learning. Si bien esta tecnología aún es incipiente y se encuentra en pleno desarrollo, para determinados tipos de asuntos, está suponiendo un cambio de paradigma en cuanto a metodologías de gestión.
Dependiendo del nivel de digitalización que tengamos adoptado, el grado de eficiencia y automatización variará considerablemente. En este sentido, si aún nos manejamos con las carpetas del sistema operativo de nuestro ordenador, nuestras opciones serán obviamente mucho más limitadas, pero si contamos con un software de gestión, las mejoras de eficiencias experimentadas pueden suponer un aligeramiento considerable de los tiempos dedicados a esta partida, que podrá verse reducida a un simple golpe de ratón en su nivel más avanzado.
Obviamente siempre existirán casos concretos y más específicos que exigirán una atención manual, pero, en cualquier caso, la tecnología nos ayudará a realizar nuestro trabajo en menos tiempo y con menor margen de error.
Funcionalidades involucradas:
Contar con un software de gestión se hace esencial para mejorar eficiencias en esta partida. Además, la tecnología RPA, OCR y machine learning serán las encargadas de automatizarla en menor o mayor medida, incluyéndolas muchos de los softwares de gestión que encontramos en el mercado.
También es posible encontrar módulos independientes con los que poder automatizar esta tarea.
Enlaces recomendados:
“Guía Legaltech”: Automatización documental y de procesos (páginas 16 y ss.); Softwares de gestión (páginas 135 y ss.)
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 313 y ss.
