En esta era de la información y la tecnología, la seguridad y organización de los documentos se han vuelto cruciales para las empresas. A continuación presentamos diez prácticas recomendadas para lograr un manejo seguro, ordenado y eficiente de sus documentos.
1. Establecer políticas de gestión documental
El primer paso hacia un uso seguro y organizado de los documentos es establecer una política clara de gestión de documentos. Esta política debe incluir procesos para la creación, revisión, aprobación, distribución, seguimiento, almacenamiento, recuperación y destrucción de documentos. Asegúrese de que la política se comunique a todos los empleados y que tengan capacitación sobre cómo implementarla.
2. Utilice soluciones de almacenamiento seguro de documentos
Los documentos, especialmente aquellos que contienen información confidencial, deben almacenarse en lugares seguros. Utilice soluciones de almacenamiento en la nube cifradas o gabinetes físicos cerrados con llave para este propósito. Además, imponer controles de acceso para que sólo el personal autorizado pueda acceder a ellos.
3. implementar el control de versiones
Para evitar confusiones y errores, implemente control de versiones para todos los documentos. Siempre que se realicen cambios en un documento, la nueva versión debe marcarse claramente y la versión anterior debe archivarse.
4. utilice sistemas de gestión de documentos
Los sistemas de gestión documental (DMS) pueden ser de gran ayuda en la organización y seguridad de los documentos. No sólo almacenan y organizan documentos, sino que también controlan quién puede acceder a ellos y realizar un seguimiento de los cambios realizados en ellos.
5. Audite periódicamente la seguridad de sus documentos
Las auditorías periódicas garantizan que las medidas de seguridad de sus documentos funcionen según lo previsto.Estas auditorías pueden ayudarle a detectar cualquier debilidad en la seguridad de sus documentos y corregirla antes de que se convierta en un problema.
6. Cifrar documentos confidenciales
Cifrar documentos confidenciales es imprescindible para un uso seguro de los documentos. El cifrado toma datos legibles y los convierte en datos codificados que sólo alguien con la clave correcta puede descifrar.
7. siga una convención de nomenclatura de documentos estructurada
Tener una convención de nomenclatura de documentos consistente y descriptiva ayuda en la organización de los documentos. Permite a los usuarios comprender rápidamente de qué se trata un documento sin abrirlo.
8. Tenga un plan de respaldo y recuperación ante desastres
Al igual que cualquier otro dato importante,los documentos también deben tener un sistema de copia de seguridad. si ocurre algún imprevisto como un incendio, una inundación o un ciberataque, debería poder recuperar sus documentos importantes desde la copia de seguridad.
9. Restringir el acceso a documentos
No todos los empleados necesitan acceso a todos los documentos. El acceso debe basarse en el principio de «necesidad de saber». Además, cuando un empleado deja la empresa o cambia de funciones, sus derechos de acceso a los documentos deben actualizarse con prontitud.
10. Utilice firmas digitales
Cuando trabaje con documentos confidenciales, utilice firmas digitales para confirmar la identidad de las partes involucradas, garantizar la integridad del documento y proporcionar no repudio.
Si sigue estas mejores prácticas, podrá hacer que el uso de sus documentos no sólo sea seguro, sino también altamente organizado y eficiente. De esta manera, reducirá los riesgos comerciales y aumentará la productividad, que son vitales en el competitivo entorno empresarial actual.
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