Comunicaciones anónimas y protocolos de confidencialidad

Cuando de empresas grandes se trata, es común que los empleados se acaben resignando a verse a sí mismos como simples números dentro de una estructura corporativa masiva. Esta visión, tan arraigada en las grandes multinacionales, enfrenta una dura realidad cuando alguien decide alzar la voz a través de una denuncia interna, proporcionando nombres y apellidos.

En ese momento, el denunciante puede sentirse señalado, estigmatizado o expuesto, dejando atrás la protección de ser solo un número para enfrentarse a las consecuencias de ser etiquetado como “el chivato”, un término que ha entorpecido la comunicación honesta entre empleados y empresas. 

Es esencial entender que una persona que denuncia de buena fe puede ser un denunciante, un alentador, un impulsor del cambio, pero nunca un chivato. Antes de la entrada en vigor de la Directiva Whistleblowing, la aceptación de denuncias anónimas a través de los canales establecidos era motivo de debate. 

Las empresas cuestionaban si debían permitir el anonimato y cuáles serían las implicaciones que de ello se derivarían. Es evidente que el anonimato dificulta las investigaciones, ¿Cómo actuar sin información suficiente? ¿Quién más era conocedor de los hechos que se reportan? ¿Cómo se protege al denunciante si su identidad es desconocida?

El denunciante anónimo no omite únicamente sus datos personales para no ser identificado, sino que también, ante el riesgo de ser identificable, tiende a no proporcionar ciertos datos relevantes sobre los hechos que se denuncian para que no se pueda conocer de quién se trata.

Tal es así, que los avances tecnológicos están diseñados de facto para permitir mantener el anonimato dejando ya aparcada la antigua necesidad que sentían los denunciantes de crear correos electrónicos específicos para poder reportar una conducta reprochable. Basta con utilizar plataformas que cumplan con la ley y abstenerse de proporcionar información de contacto en el texto del reporte. 

Sin embargo, ¿Cómo facilitar entonces una comunicación bidireccional entre el responsable de la investigación y el denunciante que permita el estudio de la conducta reportada? Y, sobre todo
¿Cómo mantener informados a los denunciantes sobre el progreso de su caso si no proporcionan un correo electrónico?

Este enfoque, aboga al fracaso. Y es que ya es práctica consolidada el encontrarse con situaciones en las que los denunciantes no aprovechan la oportunidad de incluir un correo electrónico para recibir actualizaciones sobre su denuncia, incluso pese a que, en realidad, las plataformas no desvelan la dirección de correo desde la que se presenta la denuncia al responsable de la investigación. 

Es cuando menos, preocupante, observar que esta casilla frecuentemente se deja en blanco, lo que significa que el denunciante rara vez esté informado sobre el progreso de su caso o que pueda responder a preguntas que puedan surgir durante la investigación para poder llevarla a buen puerto.

Es importante destacar que esta omisión no significa que la empresa no tome medidas, sino que se ve limitada por la falta de datos necesarios para proceder. Por tanto, aunque la regulación permita el anonimato, no debemos centrarnos exclusivamente en esta opción. 

Es crucial que el denunciante sepa que, incluso si es identificado, está protegido. Y que además de estar protegido, la empresa toma medidas para mantener la confidencialidad de la información. La única alternativa de la empresa es por ende, la concienciación de sus empleados mediante la labor formativa, que ha de estar dirigida a una finalidad última: la conciencia-acción. 

Hasta que los denunciantes no entiendan que serán respaldados si denuncian de buena fe, y que lo correcto siempre es poner en conocimiento de la empresa aquello que no es éticamente correcto, no podremos avanzar.

Por ello, las empresas no pueden conformarse con ver la denuncia anónima como la única solución para los denunciantes. Si bien es cierto que las normativas avanzan en la protección del denunciante, esta normativa no es conocida por éste, y es responsabilidad última de la empresa (si su voluntad es contar con un sistema de cumplimiento real y adecuado) formarles al respecto y transmitir como parte de su cultura empresarial el respeto máximo a la confidencialidad como parte del proceso de reporte de conductas reprochables.

No obstante, la preocupación del entorno empresarial es plausible. Cada vez es más común ver que las empresas tienden a valorar como única alternativa, el recurrir a una empresa externa para que gestione su canal de denuncias, actuando como intermediaria y gestionando los expedientes de denuncia. 

En otras palabras, parece que nuestras empresas se proclaman incapaces y asumen que el denunciante no podrá confiar en la imparcialidad y criterio de la empresa que le emplea, siendo necesaria la presencia de ese tercero para garantizar un proceso justo. Sin embargo, en ese escenario, todas las partes interesadas corren el riesgo de convertirse en esos temidos números a los que hacíamos referencia al principio de este artículo. 

No hay investigación más justa que aquella llevada a cabo por alguien que conozca profundamente la organización, sobre todo, por quien verdaderamente se preocupe por su fuerza motriz: sus personas. Es responsabilidad de la empresa hacer entender que el cumplimiento normativo es una herramienta para todos. 

Para el denunciante, implica sentirse escuchado y tener la capacidad de reportar situaciones relevantes. Y para la empresa, especialmente en una multinacional, donde es imposible que la dirección conozca cada detalle, el cumplimiento normativo es, llanamente, esencial.

Pero entonces, ¿Cómo ha de enfocarse un canal de denuncias y la gestión de los reportes recibidos a través de este?

Cuando se trata de garantizar la confidencialidad en los procesos de cumplimiento normativo, es fundamental que las empresas establezcan protocolos de confidencialidad sólidos y efectivos. Estos protocolos deben abordar diversas áreas para garantizar la protección adecuada de la identidad del denunciante y la confidencialidad de la información relacionada
con las denuncias.

En primer lugar, es crucial limitar el acceso a la información solo a las personas autorizadas. Esto implica un estricto control de acceso a las plataformas de gestión de denuncias, asegurando que única y exclusivamente los responsables del canal, esto es, el equipo encargado de la investigación, tengan acceso a la información relevante.

Además, aquellos que participen en la investigación deben firmar acuerdos de confidencialidad para garantizar que la información no se divulgue fuera del proceso. Igualmente necesario, resultará sensibilizar a los empleados sobre la importancia de mantener la confidencialidad de las denuncias y la información relacionada. 

Las políticas internas deben prohibir cualquier forma de divulgación no autorizada de información confidencial y establecer consecuencias claras para aquellos que violen estas políticas. 

Al implementar protocolos sólidos y efectivos en estas áreas, las empresas pueden garantizar la protección adecuada de la identidad del denunciante y la confidencialidad de la información relacionada con las denuncias, fortaleciendo así su programa de Cumplimiento normativo. Pero, para su éxito, el denunciante tendrá que creérselo.

En conclusión, es esencial reconocer que los trabajadores no pueden ser simplemente números dentro de una organización. Cada empleado tiene una voz válida y merece ser escuchado, especialmente cuando se trata de denunciar irregularidades o problemas de cumplimiento normativo. 

Al establecer protocolos sólidos de confidencialidad y promover una cultura de respeto y protección hacia los denunciantes, las empresas pueden fortalecer su capacidad para identificar y abordar la resolución de sus investigaciones de manera oportuna y efectiva, sin necesidad de externalización, protegiendo así su reputación y mitigando riesgos legales y financieros a la par que consiguiendo el mejor de sus resultados y el único que no está “a la venta”: el compromiso real y el respeto máximo de sus empleados.