Ambas implantaciones siguen generando dudas entre autónomos y pymes, especialmente sobre su alcance real, sus plazos de adaptación y su relación con los sistemas de facturación actuales. Y más cuando faltan tan solo 6 meses para la entrada definitiva de Verifactu. En este contexto, Cegid destaca la necesidad de separar la información real con los mitos que están circulando en torno a la nueva normativa.
- “Verifactu y factura electrónica son lo mismo”
Uno de los principales puntos de confusión es la diferencia entre factura electrónica y Verifactu. Aunque ambos cambios forman parte del proceso de digitalización de la facturación, no son exactamente lo mismo. La factura electrónica regula el formato y la emisión de los justificantes entre empresas y autónomos, asegurando su autenticidad y además facilitando el control. Por su parte, Verifactu se refiere al propio sistema informático que garantiza la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación de cara a la Agencia Tributaria.
Mientras que la factura electrónica cambia el documento y cómo se envía al cliente, Verifactu cambia el software con el que trabajas, obligándolo a generar un registro informático único por cada factura y ofreciendo la opción de remitir de forma automática y segura esos datos a Hacienda en tiempo real.
- “Verifactu solo afectará a grandes compañías”
Entre las dudas más repetidas, también destaca la idea de que Verifactu solo afectará a grandes compañías. Sin embargo, el alcance del cambio es total y afecta tanto a pequeñas empresas como autónomos que emitan facturas mediante software, incluso en actividades que hasta ahora se gestionaban con procesos muy básicos. El objetivo es erradicar el software de doble uso, por lo que cualquier negocio, por pequeño que sea, se verá implicado.
- “Todavía falta mucho”
Por otro lado, otro mito habitual es pensar que todavía falta mucho. Aunque sigue habiendo debate sobre los calendarios y los plazos de adaptación, la preparación para Verifactu ya está plenamente sobre la mesa, donde se insiste en la necesidad de anticiparse para evitar incidencias de última hora.
En cuanto a los plazos oficiales marcados por la normativa, la obligación de adaptación se divide precisamente por el tamaño y tipo de entidad. Para grandes empresas y pymes obligados al Impuesto de Sociedades, deberán tener sus sistemas adaptados obligatoriamente a partir del 1 de enero de 2027. Mientras que los autónomos contarán con un margen adicional de seis meses, siendo su fecha límite el 1 de julio de 2027.
A este calendario hay que sumarle los plazos previstos para la Factura Electrónica Obligatoria entre empresas, que se rige, en este caso, según el volumen de ingresos, siendo el 1 de octubre de 2027 obligatorio para pymes y autónomos que facturen más de 8 millones de euros anuales, y 1 de octubre de 2028 para los que facturen menos de 8 millones de euros anuales.
- “Solo quienes facturan de forma intensiva deberán adaptarse”
Otro mito frecuente, es pensar que solo quienes facturan de forma intensiva deberán adaptarse. La realidad es que pequeños negocios que emiten una factura ocasional a otra empresa o un profesional se verán también obligados a ajustarse al nuevo marco de facturación digital.
Este cambio afectará especialmente a sectores tradicionalmente menos digitalizados o con un perfil de facturación muy atomizado, como el comercio minorista (retail), la hostelería, los servicios profesionales independientes (abogados, consultores, arquitectos) y el sector de la construcción y las reformas. Son actividades donde es muy común emitir facturas simplificadas o tickets a clientes finales.
La normativa no mide el volumen de facturas emitidas al año, sino el método, por lo que si se recurre a un programa informático para emitir un solo documento digital, ese programa debe cumplir obligatoriamente con los requisitos de Verifactu.
- “Verifactu solo sirve para enviar facturas a Hacienda”
Tampoco es correcto asumir que Verifactu consiste únicamente en enviar facturas a Hacienda. El sistema tiene como objetivo reforzar la seguridad de los registros, evitar manipulaciones y facilitar una facturación más trazable y verificable. Cada factura genera una «huella digital» (un código hash único) que se encadena de forma matemática e indisoluble con la factura anterior, actuando como un notario digital. Esto impide que los registros se borren o modifiquen a posteriori, eliminando los descuadres humanos o la pérdida de información accidental. Además, la inclusión obligatoria de un código QR en la factura permitirá a los propios clientes verificar al instante que el documento es legítimo, mejorando la confianza comercial. Tanto para las pymes como para los autónomos, esto se traduce en una potente herramienta de control interno y en una blindada seguridad jurídica.
- “Si uso Excel o Word, no pasa nada”
También es erróneo creer que si uso Excel o Word, no pasa nada. El foco de la normativa está precisamente en los sistemas informáticos de facturación y en que estos cumplan con los requisitos exigidos, las herramientas tradicionales como Word o Excel permiten modificar, borrar o duplicar celdas y datos sin dejar ningún rastro histórico, por lo que el tipo de herramienta utilizada puede ser determinante a la hora de saber si un negocio debe adaptarse o no.
Además, seguir utilizando plantillas desactualizadas o programas de facturación antiguos que no estén homologados expondrá a los negocios a sanciones por el uso de sistemas no conformes. Por lo que, el salto hacia un software de facturación certificado ya no es una opción de modernización voluntaria, sino una necesidad legal urgente.
“Lo que estamos viendo es que aún existe mucha confusión alrededor de Verifactu y de todo el proceso de facturación electrónica. Muchas pymes y autónomos no tienen claro si realmente les afecta o qué cambios van a tener que hacer en su día a día, y eso genera incertidumbre, especialmente en negocios que hasta ahora trabajaban con herramientas poco digitalizadas” señala Álvaro García Fernández, Product Marketing Manager de Cegid y doctor en Derecho Mercantil. “Nuestro objetivo es precisamente ayudar a aclarar esas dudas, y que cada empresa entienda con tiempo qué implica esta normativa y pueda prepararse sin prisas de última hora. Además, muchas veces se mezclan conceptos distintos, esa falta de información está alimentando mitos que terminan complicando la adaptación. Por eso, desde Cegid creemos que más allá del cumplimiento normativo, es importante acompañar a pymes y autónomos en este proceso para que puedas verlo como una gran oportunidad para modernizar su gestión”.
Fuente: CEGID
