El 35% de autónomos y pymes continúa registrando la jornada de sus empleados en papel o Excel, aunque el nuevo registro horario lo impedirá. Es una de las principales conclusiones del “Observatorio TeamSystem: Radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías”, primer informe independiente elaborado por Ipsos para TeamSystem a partir de 1.200 entrevistas realizadas a empresas, autónomos y asesorías.
TeamSystem explica que el Real Decreto -cuya aprobación se esperaba para 2025- establecerá la exigencia de soporte digital y la prohibición de métodos no trazables. Y aclara que, si bien no afectará a la duración máxima de la jornada, ni a los descansos o a las horas extraordinarias, sí deberá permitir comprobar que se respeta la jornada y los descansos, así como que se retribuye correctamente a los empleados.
Sólo un 10% de las pymes y autónomos fichan por app
El estudio -realizado con 1.200 entrevistas- refleja que actualmente sólo un 10% de las pymes y autónomos disponen de aplicaciones móviles para el registro horario. Y muestra un déficit de preparación que comprometería el cumplimiento de la norma, así como un alarmante desconocimiento, pues el 34% ignora la obligatoriedad del registro digital y apenas un 23% están adecuadamente informados.
El Informe también arroja un grave problema: el bajo grado de conciencia entre las asesorías. Y es que la mayoría de autónomos aseguran que delegarán su cumplimiento con el registro horario en el gestor, pero sólo uno de cada tres asesores planea ofrecer el fichaje digital integrado a sus clientes.
Esto resulta especialmente preocupante, pues el nuevo control horario dejará de ser un trámite interno para convertirse en un documento con valor jurídico imprescindible para evitar multas de hasta 10.000 euros por trabajador en los casos más graves de manipulación o falseamiento de los datos. Las sanciones se aplicarán por cada trabajador afectado. Las infracciones leves -errores menores en los registros- acarrearán multas de hasta 750 euros; y las graves -ausencia de registro o registro inadecuado- serán sancionadas con hasta 7.500 euros.
En cualquier caso, el nuevo registro horario no debe ser visto como un mecanismo de sanción. Y aunque las multas a trabajadores únicamente se aplicarán en casos de incumplimiento individual, la responsabilidad principal seguirá siendo de la empresa.
Ventajas desconocidas
TeamSystem considera que esta tecnología permite optimizar la gestión de los tiempos laborales, reducir riesgos legales y mejorar la satisfacción de los empleados gracias a la mayor transparencia y accesibilidad del sistema.
Sin embargo, los resultados del estudio son elocuentes y poco halagüeños. En líneas generales, debido al peso de las micropymes en el tejido empresarial, las herramientas de fichaje apenas se tienen en cuenta. Cumplir con la norma será uno de los principales desafíos en 2026 para el 37% de las pymes y autónomos, un reto solo superado por la preocupación ante la competencia y la presión del mercado.
En este sentido, aunque la mitad de los autónomos y pymes todavía no asocia estas medidas con una mayor eficiencia, solo un 23% considera que podrían mejorar su situación, a pesar de su evidente impacto positivo en la productividad.
Entre los optimistas, el 72% de los autónomos y pymes piensan que el nuevo fichaje digital permitiría un mejor control de las horas y el 45% que les ahorraría tiempo en gestiones y corregir errores.
Levante y Canarias, los territorios más optimistas
Finalmente, el Informe también muestra un desglose por territorios. De esta manera, los autónomos y pymes de Levante y Canarias son los más optimistas con el 25% favorable al fichaje digital, mientras que el centro es la zona del país más pesimista ante los cambios previstos, con un 15% de opiniones negativas.
Este estado de opinión se nota en el escaso grado de implantación, pues el estudio arroja que el fichaje digital no es relevante para los negocios más modestos debido al tamaño reducido de las empresas.
Según el CEO de TeamSystem España, Emilio de la Fuente, “esperábamos que la aprobación del nuevo registro horario se produjera a lo largo de 2025, pero en este momento no existe un calendario claro. Más allá de esta incertidumbre regulatoria, entendemos que estamos ante una oportunidad para mejorar la productividad, optimizar los flujos de trabajo, gestionar mejor las ausencias, planificar turnos de forma más eficiente, reducir tiempos muertos y utilizar datos objetivos para la toma de decisiones estratégicas de las empresas”.
