A la nueva obligación de digitalizar el registro de la jornada laboral se une la posibilidad de que se exijan soluciones de fichaje homologadas a medio plazo.
El ejemplo de Verifactu y la facturación electrónica, unido a ciertas filtraciones provenientes del Gobierno han sembrado la duda. ¿Es posible que se obligue a que los software de registro horario digital estén certificados ya en 2026? En este artículo te hablamos sobre esta posibilidad y sobre las certificaciones que podría pedir el Ministerio de Trabajo.
¿Cuándo serán obligatorios los sistemas de fichaje certificados?
No hay una respuesta clara al respecto. Sin embargo, algunas voces autorizadas y portales de referencia como Control Horario ya han manifestado que es probable que la nueva normativa sobre registro de jornada incluya otras obligaciones, entre ellas el uso de sistemas de fichaje certificados.
Además, el Ministerio de Trabajo ya ha dejado clara en varias ocasiones su intención de centralizar los datos laborales, de manera que la información sobre registro horario pueda ser cruzada con nóminas, contratos, etc.
Por tanto, se puede decir que la posibilidad de que se exijan software de registro horario laboral certificados existe, aunque no hay confirmación oficial.
¿Qué homologaciones deberá tener un software de control horario certificado?
Estas son las certificaciones que deberá cumplir un software o aplicación de control horario digital. Lo más recomendable es apostar por apps como que ya están preparadas para el caso de que estas certificaciones sean obligatorias.
Normas de Seguridad de la Información (ISO/IEC 27001)
La ISO 27001 sería la certificación fundamental, ya que el registro horario maneja datos personales sensibles y debe garantizar su integridad e inalterabilidad.
Demostraría que el software garantiza que los datos de registro horario no puedan ser manipulados, perdidos o accedidos sin autorización.
Los organismos emisores serán organismos de certificación acreditados como AENOR, SGS, Bureau Veritas, etc.
Normas de Calidad (ISO 9001)
Aunque no garantiza la inalterabilidad de los datos, la norma UNE-EN ISO 9001 sí asegura que el proceso de desarrollo y mantenimiento del software es de calidad.
Sería expedido por los mismos organismos de certificación acreditados (AENOR, SGS, etc.).
Normas de Protección de Datos (Esquema Nacional de Seguridad – ENS)
Si bien el ENS es un marco español para la administración pública, sus principios son aplicables al sector privado, y en un escenario de obligatoriedad, podría ser la referencia.
Establece los requisitos mínimos de seguridad para la protección de la información de acuerdo al RGPD.
El responsable es el Centro Criptológico Nacional (CCN).
Normas Técnicas Específicas (UNE/AENOR)
Podría darse el caso de que el Ministerio de Trabajo, junto con la Inspección de Trabajo, encargase a UNE (Asociación Española de Normalización) la creación de una norma técnica específica (una norma UNE).
La propia UNE se encargaría de su elaboración, y los organismos certificadores se basarán en ella para emitir las certificaciones.
El ejemplo de otros países en Europa y el mundo
Ya existen diversos países que han apostado por la certificación de los software laborales o su centralización.
Un caso reciente es Grecia, que con la imposición de la “Tarjeta de Trabajo Digital” obliga a las empresas a usar un sistema de control horario conectado con el Sistema de Información ERGANI II del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.
Por su parte, el gobierno de la India ha implementado un sistema para obras con más de 20 empleados bajo el esquema MGNREGA que requiere asistencia con etiquetado geográfico y en tiempo real a través de la aplicación NMMS.
Son solo dos ejemplos. En la Unión Europea, Alemania y España ya han avanzado hacia la implementación de sistemas de registro horario digitales. ¿Serán los siguientes en centralizar los fichajes o en obligar a usar apps certificadas?
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